Černá listina klientů - Příručka NaTermin.cz

Někteří klienti opakovaně ruší na poslední chvíli nebo nepřijdou vůbec. Na černou listinu si je zapíšete a sami rozhodnete, co pro ně bude platit: buď se online objednají jen se zálohou, nebo se online neobjednají vůbec. Systém nikoho nezařazuje sám, rozhodujete vždy vy.

Kdy se vám to bude hodit

Klient nepřišel už několikrát a volný termín vám propadl.
Klient ruší na poslední chvíli a čas už nikomu jinému nenabídnete.
S klientem nechcete dál pracovat, ale nechcete mu to vysvětlovat přes rezervační stránku.

Dvě úrovně

Vždy záloha. Klient se objedná online jako dřív, ale vždy zaplatí zálohu předem. Výši si nastavíte od 10 do 100 % ceny.
Blokovat online rezervace. Klient se přes rezervační stránku neobjedná. Na stránce vidí jen zdvořilou větu a váš kontakt.

Co uvidí klient

Klient se nikdy nedozví, že je na černé listině, ani jaký důvod jste si zapsali.

Při blokaci uvidí jen zdvořilou obecnou větu bez důvodu a tlačítka Zavolat a Napsat e-mail s vaším kontaktem.
Při povinné záloze uvidí běžný krok se zálohou, jen s částkou podle vašeho procenta. Důvod se mu neukazuje.

Klienta poznáme podle telefonu, e-mailu nebo zařízení, které si rezervační stránka zapamatovala. Stačí, aby jeden z těchto údajů ukázal na kartu z černé listiny.

Jak ho objedná váš tým

Omezení platí jen pro online rezervace. Vy a váš tým můžete takového klienta dál objednat ručně v kalendáři. Při výběru klienta uvidíte upozornění a důvod, rezervaci jde vytvořit normálně. Když s klientem domluvíte výjimku, stačí ho objednat sami.

Jak funkci zapnete

V Nastavení → Funkce najděte kartu Černá listina klientů.
Zapněte přepínač vpravo nahoře v kartě. Platí to hned.

Funkci zapíná ten, kdo smí měnit nastavení podniku. Dokud je vypnutá, v Klientech se nic nezmění.

Jak klienta přidáte

Otevřete Klienti a klepněte na tlačítko Černá listina. Na telefonu je to ikona vedle VIP.
V kartě Přidat klienta napište jméno, telefon nebo e-mail a klienta vyberte.
Vyberte, co má platit, případně zapište důvod.
Klepněte na Přidat. Platí to hned.

V okně uvidíte i přehled klienta za posledních 12 měsíců: kolikrát nedorazil(a), kolik má zrušených rezervací a kolik budoucích. Počítá se po dnech, víc rezervací v jednom dni je jeden výskyt.

Na seznamu můžete klienta kdykoli upravit nebo odebrat. Po odebrání se zase objedná online bez omezení. Klient z černé listiny má v seznamu klientů i na své kartě odznak, aby o tom věděl celý tým. Seznam může měnit ten, kdo smí upravovat klienty.

Záloha a její výše

Vždy záloha jde nastavit, jen když máte v Nastavení → Platby zapnuté zálohy a aktivní online platby. Platí pak pro každou službu tohoto klienta bez ohledu na vaše běžné pravidlo záloh.

Výši vyberete po desítkách, 10 až 100 %. Výchozí je 50 %.
Záloha se počítá z ceny po slevovém kódu a poukazu a zaokrouhluje se na celé koruny.
Je aspoň 15 Kč a nikdy víc, než je cena. Vaše nastavené minimum a maximum zálohy se tady nepoužije.

Když zálohy později vypnete, povinná záloha se přestane uplatňovat a klient se objedná bez ní. Na seznamu zůstane a stránka vás na to upozorní. Až zálohy zase zapnete, bude znovu platit. Blokace na zálohách nezávisí.

Co se stane, když

Vypnete funkci. Omezení se přestanou uplatňovat a klienti se objednají online bez nich. Seznam zůstane uložený a po novém zapnutí bude zase platit.
Klient už má budoucí rezervaci. Už vytvořené rezervace zůstávají, zrušit je můžete v kalendáři.
Klient je VIP. Klient má jen jedno z toho: přidáním na černou listinu se mu VIP odebere. Klient z černé listiny se nedá přidat mezi VIP.
Sloučíte duplicitní karty. Sloučení přenese omezení na výslednou kartu. Když má každá karta jiné, platí přísnější: blokace před povinnou zálohou a ta před VIP.
Klienta smažete. Když kartu klienta smažete, omezení zmizí a klient z černé listiny vypadne.

Jak psát důvod

Důvod je nepovinný a vidí ho jen váš tým. Pište věcně, klient má právo své údaje vidět, například když o ně požádá podle ochrany osobních údajů. Dobře: „15. 3. a 2. 4. nedorazila bez omluvy.“ Špatně: hodnocení člověka nebo cokoli, co byste mu nechtěli ukázat.