Detail klienta - historie, poznámky, zdroj

Detail klienta je místo, kde vidíte všechno - historii jeho návštěv, nákupy v pokladně, kolik u vás utratil, co preferuje, poznámky které si o něm vedete, fotky před/po, vyplněné záznamy a zdroj jak se k vám dostal. Otevřete ho klikem na kartu klienta v seznamu.

Co v detailu hned uvidíte (hlavička)

Úplně nahoře v detailu klienta máte rychlý přehled:

• Jméno a iniciály (barevný kruh s prvními písmeny).
• Telefon - klik zavolá (mobil) nebo zkopíruje číslo (počítač).
• Email - klik zkopíruje adresu.
• Počet návštěv - celkem kolikrát u vás byl.
• Utraceno - kolik u vás nechal peněz za celou dobu.
• Průměr na návštěvu - pro orientaci kolik u něj obvykle inkasujete.

Pokud je klient VIP, má v hlavičce žlutý VIP odznáček. Tento odznáček se nastavuje automaticky - aplikace klienta označí jako VIP, když má 10 a více dokončených návštěv nebo u vás utratil 15 000 Kč a více. Sami ho v detailu nepřepínáte.

Pozor, nezaměňte to se sekcí „VIP klienti“. Žlutý VIP odznáček v detailu je jen automatické ocenění věrnosti (počet návštěv / útrata). Samostatná funkce Klienti -> VIP je něco jiného - tam ručně přidáváte klienty, kteří jsou osvobozeni od zálohy při online rezervaci. Tyto dvě věci spolu nesouvisí.

Pět záložek v detailu

Přehled

Výchozí záložka. Vidíte:

• Nejčastější služby - kolikrát měl kterou proceduru. Pomáhá když se vrátí a chcete vědět co preferuje.
• Poznámky - kartičky s tím co si o klientovi pamatujete (alergie, preference, co se líbí).
• Nákupy v pokladně - souhrnná kartička s útratou za zboží (jen pokud klient něco koupil), s prokliklem na záložku Nákupy.
• Nedávné fotky - 4 nejnovější fotky z galerie.
• Nadcházející - co u vás má naplánované na příště (3 nejbližší).

Návštěvy

Kompletní historie rezervací klienta, od nejnovější po nejstarší. U každé návštěvy:

• Jaké služby si dal.
• Stav (Potvrzeno, Čeká na zálohu, Dokončeno, Nedokončená, Zrušeno).
• Datum, čas a délka.
• U koho byl (zaměstnanec).
• Cena.
• Interní poznámky z rezervace - co si zaměstnanec poznamenal.

U každé návštěvy můžete doplnit fotografii (před/po) nebo vyplnit záznam (anamnéza, souhlas).

Nákupy

Historie nákupů klienta v pokladně - produkty, dárkové poukazy a vlastní položky. Služby a běžné návštěvy sem nepatří, ty najdete v záložce Návštěvy. Nahoře jsou souhrnné statistiky (Celkem utraceno, Nákupů, Průměrně, Posledně) a pod nimi seznam jednotlivých účtenek s položkami, množstvím, cenou a způsobem platby. Filtrovat můžete na Vše / Produkty / Poukazy / Vlastní. Stornované nebo vrácené účtenky zůstávají v seznamu zašednuté kvůli přehledu.

Galerie

Fotky a dokumenty klienta. Viz samostatný článek o fotogalerii.

Záznamy

Vyplněné záznamy - anamnézy, souhlasy, kontrolní listy. Můžete mít šablony pro opakující se záznamy a ty pak rychle vyplnit u konkrétního klienta. Pokud je záznam navázaný na konkrétní rezervaci, dá se rozkliknout - aplikace přepne na záložku Návštěvy a danou návštěvu zvýrazní.

Poznámky o klientovi

V záložce Přehled je sekce Poznámky, kde si můžete psát cokoliv o klientovi. Každá poznámka má datum vytvoření a kdo ji napsal. Pomáhá s kontinuitou když pracujete v týmu.

Co si sem zapsat:

• Alergie nebo citlivosti („Alergie na lanolin“).
• Preference („Má rád tiché prostředí“, „Nechce kávu“).
• Osobní detaily pro budování vztahu („Má dceru Aničku 5 let“, „Pracuje jako učitelka“).
• Návštěvní vzorce („Chodí vždy v pátek večer“).
• Důležité poznámky mezi zaměstnanci („Nemá ráda proceduru s teplou vodou“).

Rozdíl mezi poznámkami klienta a interními poznámkami rezervace:

• Poznámky klienta - obecné, platné pro všechny jeho návštěvy.
• Poznámky rezervace - konkrétní k jedné rezervaci. Například „Přinesla si vlastní šampon“.

Zdroj klienta - odkud přišel

V hlavičce detailu klienta je pole „Zdroj?“. Klikněte a vyberte odkud se klient dostal k vám:

• Instagram - našel vás přes Instagram.
• Facebook - našel vás přes Facebook.
• Google - přes Google vyhledávání / Google Maps.
• Doporučení - doporučil ho jiný klient. Otevře se pole pro jméno doporučujícího.
• Osobně - přišel přímo do salonu (walk-in).
• Web - přes vaši webovou stránku.
• Leták - z reklamního letáku.
• Slevomat - přišel přes slevový portál.
• Dárkový poukaz - dostal poukaz a přišel ho uplatnit.
• Jiné... - otevře se textové pole pro vlastní popis.

Informace se ukládá automaticky. Hodí se pro:

• Vyhodnocení marketingu - které kanály skutečně přinášejí klienty.
• Odměny pro doporučujícího - „Jana Nováková přivedla 3 klienty, dáme jí slevu“.
• Plánování kampaní - kde investovat víc, kde míň.

Marketingový souhlas

V dialogu úpravy klienta (tlačítko Upravit) je přepínač „Marketing“. Vidíte u něj datum kdy klient souhlas dal nebo odvolal. Aplikace se tímto souhlasem řídí u marketingových kampaní - pokud klient nesouhlasí, aplikace mu nic reklamního neposílá (ale transakční zprávy ano - potvrzení rezervace, připomínka).

Úpravy klienta

Vpravo nahoře v detailu je tlačítko Upravit. Otevře se stejný formulář jako při vytváření nového klienta s předvyplněnými daty. Můžete měnit vše - jméno, telefon, email, marketingový souhlas.

Pozor u změny telefonu: pokud se telefon shoduje s jiným klientem v databázi, aplikace to neuloží (telefon je unikátní). Musíte buď jiný telefon, nebo sloučit dva duplicitní záznamy.

Slučování duplicitních karet

Pokud máte stejného klienta omylem dvakrát, dají se karty sloučit do jedné - všechny rezervace, nákupy a záznamy se přesunou na hlavní kartu.

• Karta, která byla sloučena do jiné, má nahoře modré upozornění „Karta byla sloučena do jiné“ s tlačítkem Otevřít hlavní kartu.
• Sloučení lze vrátit do 7 dní. V dialogu Upravit u hlavní karty najdete sekci Sloučení s jinými klienty a tlačítko Vrátit.

Tisk karty klienta

V menu (tři tečky vpravo nahoře) je volba Vytisknout kartu klienta. Vytvoří přehledný tiskový výstup se statistikami, historií návštěv, poznámkami a záznamy - hodí se pro archiv, předání nebo vytištění na papír.

Smazání klienta

V menu (tři tečky) je volba Smazat klienta. Před smazáním:

• Zkontrolujte že nemá žádné budoucí rezervace (nebo je nejdřív zrušte).
• Historie proběhlých rezervací se neztratí - jen už nebude spojena se jménem (anonymizuje se).
• Smazání je GDPR-compliant - data se opravdu odstraní z aktivní databáze.

Smazání je trvalé. Pokud klient přijde znovu, přidáte ho jako nového.

Nejčastější služby klienta

V záložce Přehled vidíte, které služby si klient bere nejčastěji. Užitečné když:

• Klient volá a chce „jako minule“ - vy hned víte co to je.
• Chcete mu doporučit novinku, ale ne obvyklou službu - přehled vás navede co s tím souvisí.
• Plánujete marketingovou kampaň segmentovanou podle oblíbených služeb.

Tipy jak detail klienta dobře používat

• Před každou návštěvou krátce otevřete detail - připomenete si alergie, preference, co naposledy dělal.
• Pište poznámky ihned po návštěvě - „Zítra už si nepamatuju“. Zaznamenejte teď.
• Zdroj klienta vyplňte co nejdříve - nejlépe hned při prvním kontaktu, když máte informaci v hlavě.
• Pravidelně kontrolujte marketingové souhlasy - před spuštěním kampaně se podívejte kolik lidí máte se souhlasem.

Když něco nefunguje

• Počet návštěv se nezvyšuje - zvyšuje se jen po dokončené rezervaci (stav Dokončeno). Samotné vytvoření neznamená návštěvu.
• Útrata u klienta je 0 Kč i když byl 10x - rezervace byly provedené, ale nedokončené v pokladně. Dokončete je v detailu rezervace.
• U klienta je červené upozornění „Neplatný email klienta“ - email se vrátil jako nedoručitelný (bounce). Dokud ho neopravíte (tlačítko Opravit u upozornění), klient nedostává žádná potvrzení rezervací, připomínky ani marketing.
• Nevidím poznámku, kterou jsem přidala - aplikace poznámky ukládá hned, ale občas je potřeba detail obnovit (F5 nebo přepnutí záložky a zpět).