VIP klienti - osvobození od zálohy

VIP klienti jsou ti, které jste osvobodili od povinnosti platit zálohu předem při online rezervaci. Hodí se pro stálé klienty, kterým věříte že přijdou a platit chcete až na místě. V sekci Klienti → VIP klienti spravujete seznam těchto klientů a můžete k osvobození přidávat důvod.

Kdy VIP klienta vytvořit

• Dlouhodobý stálý klient - chodí k vám pravidelně 5+ let, víte že přijde.
• Velký zákazník - utrácí výrazně víc než průměr, zálohu byste ho nenutili platit.
• Rodina a přátelé - osobní kontakty kterým účtujete až na místě.
• Doporučitelé - klienti kteří vám přivádějí nové zákazníky. Osvobození od zálohy jako vděk.
• Firemní klienti - pokud jedete na firemní akci, šéf neplatí předem za sebe nebo zaměstnance.

Jak VIP klienta přidat

1. V sekci Klienti klikněte vpravo nahoře na tlačítko VIP klienti.
2. Otevře se stránka se seznamem VIP klientů.
3. V kartě Přidat klienta najděte klienta podle jména, telefonu nebo emailu.
4. Klikněte na klienta v nabídce - otevře se okno Přidat VIP klienta.
5. Volitelně přidejte důvod (proč je VIP - pro vaši paměť).
6. Klikněte Potvrdit.

Bez vyhledávání se v nabídce ukáže prvních 20 klientů, kteří ještě nejsou VIP. Pokud hledáte konkrétního člověka mezi více lidmi, napište jeho jméno nebo telefon do vyhledávacího pole. U velmi rozsáhlých databází (přes 500 klientů) nemusí být úplně všichni v nabídce - v takovém případě hledejte přesněji.

Klient se okamžitě objeví v seznamu VIP klientů. V seznamu klientů u jeho karty se navíc objeví zelený odznáček „VIP".

Co se změní když je klient VIP

Klíčový rozdíl: pokud klient rezervuje online a má salon nastavené zálohy v režimu „záloha pro všechny kromě VIP", tomuto klientovi se záloha nevyžaduje a rezervace je hned potvrzená. Toto osvobození se vztahuje hlavně na online rezervaci, kterou si dělá sám klient.

Vše ostatní zůstává stejné:

• Klient dostane stejné potvrzovací emaily a SMS.
• V kalendáři vypadá rezervace normálně.
• V detailu rezervace je stav „Potvrzeno" (nikoli „Čeká na zálohu").
• Platba na místě proběhne při dokončení v pokladně.

Pozor - VIP funguje jen u jednoho režimu záloh

Automatické osvobození VIP klienta se uplatní jen tehdy, když máte zálohy nastavené v režimu „záloha pro všechny kromě VIP" (v nastavení záloh). V tomto režimu platí zálohu každý kromě klientů na seznamu VIP.

Pokud máte zálohy nastavené na „všichni platí zálohu", výjimka se neuplatní a zálohu zaplatí i VIP klient. Stejně tak režim „jen noví klienti" pracuje podle toho, zda klient už je ve vaší evidenci, a se seznamem VIP nepracuje. Chcete-li tedy VIP osvobození využít, zkontrolujte si nastavení záloh.

Kdy se VIP projeví

VIP status se automaticky bere v potaz při:

• Online rezervaci klienta - když si klient rezervuje sám přes web, záloha se mu (při režimu „kromě VIP") nevyžaduje.
• Ručním zakládání rezervace - v okně rezervace se vám zobrazí doporučení, které VIP klienta zohlední. Zda zálohu chtít či ne ale vždy volíte sami přepínačem.

Neplatí zpětně pro rezervace, které byly vytvořené před tím, než jste klientovi dali VIP. Ty zůstávají ve svém stavu.

Odebrání VIP statusu

Když klient přestane být stálým nebo přerostl přes dohodu:

1. Jděte do Klienti → VIP klienti.
2. Najděte klienta v seznamu.
3. Klikněte na ikonu koše vpravo na řádku.

Klient se odstraní ze seznamu VIP. Budoucí rezervace už od něj budou chtít zálohu podle standardního nastavení salonu. Minulé rezervace zůstanou jak byly.

Důvod VIP - proč ho psát

U každého VIP klienta můžete zapsat důvod proč mu dáváte výjimku. Hodí se:

• Pro vás osobně - za půl roku si nevzpomenete proč je zrovna tenhle VIP, důvod vám to řekne.
• Pro tým - kolegyně uvidí důvod a bude zacházet s klientem adekvátně.
• Pro budoucí revizi - „To byl přítel Petry, ale ona už tady nepracuje a on u nás nebyl 2 roky. Odstraním z VIP."

Typické formulace důvodu:

• „Chodí k nám 10 let, jistota."
• „Manžel majitelky."
• „Přivádí nám klienty - kamarádka."
• „Firemní klient, účtuje firma."
• „Dlouhodobý VIP, útrata 50k+/rok."

Alternativa - osvobození jen jedné rezervace

Pokud chcete zálohu zrušit jen jednou a ne natrvalo, není potřeba dělat klienta VIP. V okně rezervace v sekci pro zálohu vyberete přepínač „Bez zálohy - ihned potvrdit" a tato jedna rezervace bude bez zálohy. Klient zůstane standardní a příští rezervace bude normálně se zálohou.

Kdy to použít:

• Klient volal a prosí - vy mu vyhovíte jednou, ale ne vždy.
• Testujete nového klienta - dáte jednou bez zálohy, uvidíte jestli přijde.
• Výjimečná situace - klient je nemocný a potřebuje schůzku hned.

Seznam VIP klientů - co vidíte

V sekci Klienti → VIP klienti vidíte u každého VIP:

• Jméno a příjmení klienta.
• Telefon a případně email.
• Důvod (který jste zapsali).
• Ikona koše pro odstranění z VIP.

Nové VIP klienty přidáváte v kartě Přidat klienta hned pod seznamem, kde můžete podle jména, telefonu nebo emailu vyhledávat.

Statistika VIP klientů

VIP klienti se nepočítají zvlášť v reportech tržeb. Pokud chcete vědět kolik vám vydělávají, podívejte se:

• V detailu každého VIP klienta na celkovou útratu.
• V reportech podle jména klienta, jestli jsou na seznamu top zákazníků.

Tipy jak VIP dobře řídit

• Nepřidávat každého kdo o to požádá - VIP je výsada, ne standard. Když by všichni byli VIP, ztratí to smysl.
• Revize 1x za rok - projdi seznam VIP, zda ještě platí. Klient který u vás nebyl 2 roky už možná VIP být nemusí.
• Důvod vždy napište - za 2 roky si nevzpomenete.
• Zkuste VIP jako odměnu za doporučení - „Za každých 5 klientů které nám doporučíte, měsíc VIP".

Když něco nefunguje

• Nemůžu přidat klienta jako VIP - zkontrolujte že klient existuje v databázi. VIP je přídavná značka k existujícímu klientovi, ne způsob jak ho vytvořit. Pokud klient v nabídce není, zkuste přesnější vyhledávání.
• Klienta nejde přidat podruhé - klient může být v seznamu VIP jen jednou. Pokud už VIP je, systém ho znovu nepřidá.
• Klient je VIP ale pořád po něm chce záloha - nejdřív zkontrolujte nastavení záloh: VIP výjimka funguje jen v režimu „záloha pro všechny kromě VIP". Při režimu „všichni platí zálohu" platí i VIP. Druhá možnost je, že rezervace byla vytvořená před přidáním VIP.
• Klient tvrdí že je VIP ale v seznamu není - musel ztratit VIP status (smazání, nebo ho někdo z týmu odstranil). Přidejte ho znova pokud má být VIP.
• V detailu klienta vidím žlutý odznáček „VIP", ale na seznamu VIP klient není - to jsou dvě různé věci. Žlutý odznáček „VIP" v hlavičce detailu klienta je automatická značka stálého zákazníka (10+ návštěv nebo přes 15 000 Kč útraty). Osvobození od zálohy řídí samostatný seznam VIP klientů, do kterého klienta musíte přidat ručně.