Přidání nového klienta

Nového klienta přidáte dvěma způsoby - buď ručně v sekci Klienti, nebo automaticky při vytváření rezervace (když napíšete jméno které v databázi není). Aplikace pak všechny údaje uloží a klienta si pamatuje pro příště.

Dva způsoby jak přidat klienta

Při vytváření rezervace (rychlejší)

Když zadáváte novou rezervaci a do políčka pro klienta napíšete jméno, které v databázi není, aplikace nabídne tlačítko „Nový klient: ‚Jana Nováková'“. Po kliknutí se zobrazí krátký formulář, kde doplníte jméno, příjmení a telefon (email je volitelný). Teprve když jsou tato tři pole vyplněná, můžete rezervaci uložit. Klient se založí a rovnou vybere pro rezervaci. Nejrychlejší cesta.

Když do políčka napíšete celé jméno („Jana Nováková“), aplikace ho rovnou rozdělí na jméno a příjmení, takže pole už máte předvyplněná. Vždy ale zkontrolujte, že jsou správně.

Ručně v sekci Klienti (pokud zatím rezervaci neděláte)

1. V hlavním menu klikněte na Klienti.
2. Vpravo nahoře klikněte na růžové tlačítko Nový klient.
3. Otevře se formulář Nový klient. Vyplňte povinné údaje.
4. Klikněte Přidat.

Hodí se když chcete nejdřív vytvořit databázi klientů (například přenášíte data ze starého systému) a rezervace budete tvořit později.

Co vyplnit

Ruční formulář Nový klient má čtyři pole: Jméno, Příjmení, Email a Telefon. Povinné jsou jméno, příjmení a telefon (jsou označené hvězdičkou).

Jméno a příjmení (povinné)

Podle těchto údajů budete klienta hledat v databázi i v okně rezervace. Používejte plné jméno, ne přezdívky (přezdívku můžete přidat do poznámek).

Telefon (povinné)

Hlavní identifikátor klienta. Telefon zadáváte do vlastního pole s předvolbou, takže nezáleží jak číslo napíšete:

• „+420 603 520 004“
• „603 520 004“
• „603520004“
• „603-520-004“

Aplikace vše převede na jednotný tvar. Když budete později hledat klienta podle telefonu, najdete ho v jakékoli podobě.

Proč telefon povinně: klient bez telefonu nemá kam dostávat potvrzovací SMS a připomínky. Email je nespolehlivější (spam, přehlédnutí). Telefon je jistota.

Email (volitelné)

Doplňte, pokud máte. Klientovi pak můžete posílat potvrzovací emaily s odkazem na zrušení, platební linky pro zálohy, a marketingové kampaně (pokud dal souhlas). Email se kontroluje hned při psaní - pokud nemá správný tvar (chybí @ nebo doména), aplikace na to upozorní červeným orámováním.

Klient může mít jen telefon bez emailu - aplikace pak používá SMS pro všechnu komunikaci.

Marketingový souhlas (nastavíte až po vytvoření klienta)

Při zakládání klienta žádný přepínač souhlasu není - marketingový souhlas se nastavuje až v detailu hotového klienta. Otevřete kartu klienta, klikněte na Upravit a dole ve formuláři najdete přepínač „Marketing“. Když ho zapnete, můžete klientovi posílat:

• Reklamní kampaně (nová nabídka, sezónní sleva, pozvánky).
• Gratulace k narozeninám.
• Jmeniny přání.

Pokud souhlas vypnete, aplikace klientovi posílá pouze transakční zprávy nutné pro fungování služby - potvrzení rezervace, připomínka, zrušení, platební link. Tyto nejsou marketing a neřídí se souhlasem.

Kdy souhlas zapnout: jen když ho klient výslovně dal (ústně, písemně, nebo sám přes online rezervaci). Automaticky zapínat bez zeptání je porušení GDPR. U přepínače aplikace ukazuje i datum, kdy klient souhlasil nebo ho odvolal.

Automatické vytvoření klienta z online rezervace

Když si klient vytvoří rezervaci sám přes vaši online stránku, aplikace ho automaticky uloží do databáze. Má to tři výhody:

• Nemusíte ručně zadávat údaje.
• Klient marketingový souhlas zaškrtne sám (pokud chce) - je to GDPR čisté.
• Při příští online rezervaci se systém pamatuje, neřeší ho jako nového.

Tito klienti mají u sebe v databázi označení zdroje „Web“ (viz článek o detailu klienta).

Duplicitní klienti

Aplikace kontroluje, zda nepřidáváte klienta, který už v databázi je - podle telefonu. Když najde shodu, klienta nezaloží a zobrazí hlášku, že klient s tímto telefonním číslem už existuje. Aplikace přitom existujícího klienta sama neotevře - najdete ho přes vyhledávací pole v sekci Klienti.

Jak se vyhnout duplicitám:

• Vždy vyplňte telefon - aplikace pak najde existujícího klienta.
• Používejte konzistentní formát jmen („Jana“ vs „Janka“ - rozhodněte se pro jednu variantu).
• Pokud už duplicitní záznamy máte, použijte tlačítko Sloučit duplicity (viz níže).

Sloučit duplicity

Vpravo nahoře v sekci Klienti je tlačítko Sloučit duplicity. Slouží ke spojení dvou duplicitních karet jednoho klienta do jednoho záznamu, aby vám historie, fotky a poznámky nezůstaly roztříštěné na více kartách.

Hledání klienta v databázi

V sekci Klienti je nahoře vyhledávací pole. Napište cokoliv a aplikace hledá:

• Jméno nebo příjmení (částečná shoda).
• Telefon v jakémkoli formátu.
• Email (částečná shoda).

Výsledky se zobrazují hned, nemusíte stisknout Enter. Když je klientů hodně, vyhledávání je jediný rozumný způsob jak k nim přistupovat.

Rychlý kontakt z databáze

U každého klienta v seznamu jsou jeho údaje aktivní:

• Klik na telefon - na mobilu zahájí hovor, na počítači zkopíruje číslo.
• Klik na email - otevře emailového klienta s předvyplněným adresátem.
• Klik na kartu klienta - otevře detail klienta (historii, fotky, poznámky).

Tipy jak si to usnadnit

• Telefon jako hlavní identifikátor - vždy ho ptajte a ukládejte. Bez něj jsou klienti těžko dohledatelní.
• Marketingový souhlas získejte online - když si klient sám rezervuje na webu, zaškrtne checkbox sám. Čistší než ptát se telefonicky.
• Email neptejte povinně - spousta klientů ho nechce nebo nemá. Telefon stačí.
• Zdroj klienta vyplňte později - v detailu klienta (odkud se k vám dostal, pro statistiky).

Když něco nefunguje

• Telefon se neuloží, hlásí chybu - zkontrolujte, že jste nenechali mezeru nebo písmeno v čísle a že je číslo kompletní (i s předvolbou).
• „Klient s tímto telefonním číslem již existuje“ - telefonní číslo patří jinému klientovi. Buď ho hledejte v databázi a použijte toho existujícího, nebo zkontrolujte, že telefon je opravdu správný.
• Email je neplatný - nejde uložit email bez správného formátu. Musí obsahovat @ a doménu (jmeno@example.cz).
• Nejde kliknout na Přidat - zkontrolujte, že máte vyplněné jméno, příjmení i telefon. Tato pole jsou povinná.