Příručka

Směny a denní uzávěrka

Otevření pokladní směny, uzavření, pokladní stav, denní kontrola.

4 min čtení

Pokladní směna je období od otevření pokladny (ráno) do zavření (večer). Na začátku zadáte počáteční hotovost, během dne aplikace zaznamenává všechny transakce, a na konci provedete uzávěrku- spočítáte skutečnou hotovost a aplikace porovná s očekávanou. Pomáhá to odhalit rozdíly a chyby v účtování.

Co je pokladní směna

Směna reprezentuje období provozu pokladny. V jednom čase může být otevřená jen jedna směna. Každá má:

  • Zaměstnance, který ji otevřel.
  • Počáteční stav - ranní rezerva v pokladně.
  • Transakce během směny (prodeje, smíšené platby).
  • Vklady a výdaje hotovosti během dne (pokud proběhly).
  • Skutečný stav napočítaný při zavření.
  • Rozdíl - přebytek nebo manko.

Otevření pokladny (ráno)

  1. Jděte do Pokladna (hlavní menu).
  2. Pokud je pokladna uzavřená, uvidíte výraznou kartu „Pokladna je uzavřená" s tlačítkem Otevřít pokladnu.
  3. Spočítejte fyzickou hotovost v kase (ranní rezervu na vracení drobných).
  4. Zadejte počáteční hotovost (to co jste napočítali).
  5. Volitelně přidejte poznámku.
  6. Potvrďte tlačítkem Otevřít pokladnu - pokladna je otevřená a můžete přijímat platby.

Při otevírání vám aplikace v modrém boxu ukáže částku z poslední uzavřené směny (skutečný stav, se kterým jste minule zavírali). Slouží jako rychlá kontrola, zda počáteční hotovost v kase sedí.

Během směny

Všechny prodeje se automaticky přiřadí k aktuálně otevřené směně. Na hlavní stránce pokladny vidíte v reálném čase:

  • Počáteční stav (to co jste zadali ráno).
  • Hotovost - kolik peněz fyzicky přibylo (v závorce počet hotovostních transakcí).
  • Karta - zvlášť (nepřibývá do fyzické hotovosti).
  • Očekávaný stav - kolik by v pokladně mělo být.

Vklad a výdej hotovosti

Během dne často potřebujete z kasy vzít peníze (nákup materiálu) nebo naopak dodat. K tomu slouží samostatná sekce Pokladna → Operace:

Výdej hotovosti

  1. V menu Pokladna → Operace.
  2. Klikněte Výdej.
  3. Zadejte částku a popis (např. „Nákup materiálu").
  4. Aplikace sníží očekávaný stav.

Vklad hotovosti

  1. V menu Pokladna → Operace.
  2. Klikněte Vklad.
  3. Zadejte částku a popis (např. „Doplnění drobných z trezoru").
  4. Očekávaný stav se zvedne.

Všechny vklady a výdaje se zapisují do historie operací. Stránka Operace navíc nahoře ukazuje souhrn: celkové Vklady, celkové Výdaje a jejich Bilanci. Seznam si můžete filtrovat tlačítky Vše, Vklady a Výdaje.

Uzavření pokladny (večer)

  1. Po posledním zákazníkovi vezměte všechnu hotovost z pokladny.
  2. Pečlivě ji spočítejte.
  3. Na hlavní stránce pokladny klikněte Uzavřít.
  4. Aplikace ukáže souhrn:
    • Počáteční (ranní stav).
    • Hotovost z prodejů.
    • Vklady a Výdaje během dne (zobrazí se jen pokud nějaké byly).
    • Očekávaný = počáteční + hotovost + vklady - výdaje.
  5. Do pole Skutečný stav zadejte skutečně napočítanou hotovost.
  6. Aplikace ihned zobrazí rozdíl:
    • Když se shoduje s očekávaným - vše sedí.
    • Přebytek - víc peněz, než mělo být.
    • Manko - chybí peníze.
  7. Volitelně přidejte poznámku (proč je případný rozdíl).
  8. Potvrďte tlačítkem Uzavřít pokladnu - směna je uzavřená.

Co dělat při rozdílu

Přebytek (víc peněz než mělo)

  • Klient nečekal na vrácení drobných.
  • Drobná chyba při počítání.
  • Nezaznamenaný prodej.

Přebytek není dramatický, ale pokud se opakuje, je něco špatně v účtování.

Manko (méně peněz než mělo)

Vážnější. Možné příčiny:

  • Prodej proběhl ale nebyl zadán do pokladny.
  • Vrátili jste víc drobných než mělo.
  • Nezaznamenaný výdej hotovosti.
  • Chyba při počítání.

Co udělat:

  1. Hotovost spočítejte znovu - pomalu, ve skupinách po 100 Kč.
  2. Projděte transakce směny v historii účtenek (Pokladna → Účtenky).
  3. Zkontrolujte vklady a výdaje v sekci Operace, zda jsou všechny zaznamenané.
  4. Poznámku k uzávěrce zaznamenejte - pro příští kontrolu.

Rozdíl 1-2 % je běžný. Větší rozdíl si zaslouží pozornost.

Historie směn

V Pokladna → Směny vidíte všechny minulé směny. U každé směny je rovnou na kartě souhrn:

  • Číslo směny a stav (Aktivní / Uzavřená).
  • Zaměstnance, který ji otevřel, datum a čas otevření i zavření a dobu trvání.
  • Obrat směny a počet transakcí.
  • Počáteční stav, Hotovost a Karta.
  • U uzavřené směny navíc Očekávaný stav, Skutečný stav a případný Přebytek nebo Manko.
  • Poznámky k otevření a uzavření a počet pokladních operací.

Karty směn slouží jako přehled - kompletní souhrn je vidět přímo na nich. Jednotlivé účtenky a transakce konkrétní směny dohledáte v sekci Pokladna → Účtenky.

Tipy pro přesné uzávěrky

  • Spočítejte hotovost dvakrát - před zahájením uzávěrky a pak podruhé při zadávání.
  • Poznámky píšte detailně - za měsíc nevíte, proč byl rozdíl 50 Kč. Poznámka pomáhá.
  • Ranní rezerva 2000-3000 Kč v drobných na vracení drobných je rozumné minimum.
  • Tap to Pay snižuje hotovostní operace = méně počítání = méně chyb.

Když něco nefunguje

  • Nejde otevřít pokladnu - „Již otevřená" - směna z minula nebyla uzavřená. Na hlavní stránce Pokladna klikněte Uzavřít a směnu nejprve zavřete, pak otevřete novou.
  • Očekávaný stav nesouhlasí s transakcemi - zkontrolujte Pokladna → Operace, zda máte zaznamenané všechny vklady a výdaje během dne.
  • Zapomněl jsem uzavřít směnu včera - nic zásadního. Uzavřete ji se skutečně napočítanou hotovostí, pak otevřete novou.

Vyzkoušejte si to v aplikaci

Otevřeme sekci v aplikaci.

Otevřít