Číslování dokladů podle provozovny

Každá provozovna má vlastní číselnou řadu dokladů a směn. Doklady z druhé pobočky poznáte podle písmene na začátku, například V-2026-0001. Hlavní provozovna pokračuje ve své dosavadní řadě beze změny - v účetnictví se vám nic nerozhodí.

Proč to tak je

Účetní pozná na první pohled, odkud doklad je. Bez hledání v přehledu.
Čísla se nikdy nepotkají. Dvě pokladny běžící naráz si nemohou vzít stejné číslo.
Reklamace se dohledá rychleji. Klient přinese účtenku a vy víte, na které pobočce byl.
Tržby sedí per místo i zpětně, protože každý doklad ví, kam patří.

Jak čísla vypadají

Hlavní provozovna - přesně jako doteď, žádná předpona, žádná změna formátu. Řada pokračuje tam, kde je.
Další provozovna - předpona, rok a pořadové číslo: V-2026-0001, V-2026-0002, ...

Stejně je na tom číslování směn. Směna z druhé pobočky nese její předponu, takže v historii směn na sebe dvě pobočky nenarazí.

Kde předponu zadáte

Otevřete Nastavení a položku Provozovny.
U provozovny klepněte na Upravit.
Vyplňte pole Předpona číselné řady - jedno nebo dvě písmena stačí.

Předpona se zadává rovnou při zakládání nové provozovny, takže obvykle ji už máte hotovou. V přehledu provozoven je pak vidět v řádku Předpona dokladů.

Jak si předponu vybrat

Podle názvu místa: Vinohrady V, Dejvice D, Brno BR.
Krátká je lepší než popisná - vejde se na účtenku i do sestavy pro účetní.
Každá provozovna musí mít jinou. Stejnou vám aplikace nedovolí uložit.

Předpona se po prvním dokladu zamkne

Jakmile z provozovny odejde první účtenka nebo se na ní otevře první směna, pole se uzamkne a jde jen číst. Je to schválně: kdyby se předpona změnila zpětně, vznikly by v jedné evidenci dvě různé řady se stejnými čísly a doklad by nešel jednoznačně dohledat.

Rozmyslete si ji tedy dřív, než na nové pobočce poprvé prodáte. Než první doklad odejde, měnit ji můžete kolikrát chcete.

Co je na účtence vidět

Sídlo firmy zůstává sídlo firmy. Fakturační blok s názvem, adresou, IČO a DIČ se nemění - je to zákonná náležitost dokladu, ne adresa místa.
Pod ním přibude samostatný řádek Provozovna s názvem a adresou toho místa - a jen tehdy, když se od sídla liší.
Číslo dokladu nese předponu té provozovny.

Směna patří provozovně

Pokladní směna se otevírá i uzavírá v té provozovně, kterou máte nahoře přepnutou. Na každém místě může být otevřená jedna směna a obě mohou být otevřené naráz.

Karta stavu pokladny v menu ukazuje vždycky jen směnu přepnutého místa.
Směnu druhé pobočky uzavře ten, kdo se na ni přepne. Nejde ji zavřít „na dálku".
Očekávaná hotovost při otevření se předvyplní z poslední uzávěrky téhle pobočky, ne té druhé.

Střídáte dvě místa v jednom dni? Ráno otevřete směnu v centru, odpoledne se přepnete a otevřete směnu na druhé adrese, večer zavřete tu druhou a po přepnutí zpátky i tu první. Každé místo tak má svou uzávěrku a hotovost sedí bez dopočítávání.

Online platby a doklady bez směny

Zálohy a poukazy zaplacené na webu nevznikají u pokladny, takže nepatří žádné směně. Najdete je v denním přehledu hlavní provozovny v samostatném bloku Online. V ostatních provozovnách je na to poznámka, ať je nehledáte. Díky tomu se online tržby nikde nezapočítají dvakrát a součet za celý salon sedí.

Denní přehled a historie směn

Obojí ukazuje jen přepnutou provozovnu - tržby, doklady i počet směn toho dne. Volba „všechny provozovny" tady schválně není: pokladna má sedět na místo a na uzávěrku, ne dělat součty. Když chcete čísla za celý salon, mrkněte do Reportů, kde součet za všechny provozovny zapnout jde.

Reporty počítají podle místa, kde se služba odehrála. Pokladna a denní přehled podle místa, kde se platilo. U klienta z druhé pobočky, který si zaplatí v centru, se tedy tržba objeví v pokladně centra, ale ve výkonu druhé pobočky. Obojí je správně, jen se každé ptá na něco jiného.

Když něco nefunguje

„Pokladna Vinohrady je uzavřena", ale já mám otevřeno

Máte otevřenou směnu na jiné pobočce, než na kterou jste přepnutí. Buď se přepněte tam, nebo tady otevřete vlastní směnu.

Doklad dostal číslo z jiné řady

Doklad vždycky patří té směně, ve které vznikl, a od ní má i číslo. Zkontrolujte název provozovny v záhlaví okna prodeje - je tam vidět, než prodej dokončíte.

Pole s předponou nejde upravit

Z provozovny už odešel doklad nebo tam běžela směna. Zamčené to zůstane, novou řadu zpětně založit nelze.

V denním přehledu chybí online platby

Jsou v přehledu hlavní provozovny v bloku Online. Nikam se neztratily.

Kam dál

Účtenky a doklady - jak se doklad tiskne a posílá.
Směny a uzávěrka pokladny.
Více provozoven v jednom účtu.