Účtenky a doklady

Aplikace automaticky generuje účtenku po každé dokončené platbě v pokladně. Účtenku můžete klientovi vytisknout, stáhnout jako PDF nebo poslat emailem. Všechny doklady najdete v Pokladna → Účtenky pro případné dohledávání nebo tisk duplikátu.

Kdy se účtenka generuje

Automaticky po dokončení transakce v pokladně - jakmile kliknete Dokončit a klient zaplatí, aplikace vytvoří doklad s unikátním číslem.

Co na účtence je

Standardní doklad obsahuje:

• Hlavička salonu - název, adresa, IČO, DIČ, logo (podle nastavení pokladny).
• Číslo účtenky a datum vystavení.
• Seznam položek - služba nebo produkt, množství, jednotková cena, mezisoučet.
• Slevy - pokud byly (dárkový poukaz nebo slevový kód), samostatný řádek.
• Rozpis DPH (pro plátce DPH) - cena bez DPH, DPH samostatně, celkem s DPH. Doklad se pak nadepíše „DAŇOVÝ DOKLAD".
• Celkem k úhradě.
• Způsob platby - hotovost, karta, převod nebo kombinace. U kombinované platby se uvedou všechny složky.
• Klient - jméno (pokud je rezervace nebo zvolený klient), jinak prázdné.
• Zápatí - vlastní text (např. „Děkujeme za návštěvu!").

Co s účtenkou po dokončení

V detailu dokladu i přímo u položky v seznamu máte k dispozici tři akce:

1. Vytisknout

Pokud máte připojenou tiskárnu, klik pošle doklad přímo na ni. Funguje s běžnými tiskárnami (A4) i s pokladními termotiskárnami (58mm / 80mm).

2. Stáhnout PDF

Doklad se otevře v novém okně jako PDF, odkud ho můžete uložit nebo vytisknout. Hodí se pro archivaci nebo rychlé odeslání přes jiný kanál (WhatsApp, Messenger).

3. Poslat emailem

Pokud má klient email v databázi, předvyplní se. Jinak napíšete email ručně. Klient dostane doklad do schránky. Výhody:

• Šetří papír.
• Klient ho nikdy neztratí.
• Rychlejší než tisk.

Historie účtenek

Všechny doklady najdete v Pokladna → Účtenky. Seznam je seřazený od nejnovější. U každého dokladu vidíte:

• Číslo dokladu.
• Datum a čas.
• Částka.
• Způsob platby.
• Klient (pokud byl).
• Stav platby - u dokladů čekajících na úhradu se zobrazí štítek Čeká na platbu.

Kliknutím na doklad otevřete detail. Tam můžete znovu stáhnout PDF, poslat emailem nebo vytisknout duplikát.

Vyhledávání a filtrování

V seznamu účtenek najdete tyto filtry:

• Vyhledávací pole - zadáte jméno klienta, číslo dokladu nebo text.
• Období - přednastavená tlačítka Dnes / Týden / Měsíc / Vše.
• Platba - Vše / Hotovost / Karta / Převodem.
• Stav - Vše / Zaplaceno / Čeká na platbu.

Volný rozsah datumů od-do se nastavuje až při exportu pro účetní, ne v seznamu.

Doklady čekající na platbu (převodem)

Pokud klient platí převodem, doklad se vytvoří se stavem Čeká na platbu, dokud peníze nedorazí. U takových dokladů máte dvě možnosti:

• Odeslat výzvu k platbě - aplikace pošle klientovi SMS nebo e-mail s odkazem na platbu. Kontakt se předvyplní z karty klienta, pokud ho známe. Klient přes odkaz zaplatí online.
• Ručně potvrdit platbu - jakmile peníze dorazí na účet, otevřete detail dokladu a kliknete na Potvrdit platbu. Doklad se přepne na Zaplaceno.

Storno chybného dokladu

Pokud jste vystavili chybný doklad, můžete ho stornovat tlačítkem Stornovat(ikona koše) u dané účtenky. Aplikace vyžaduje povinný důvod storna - kvůli účetní dohledatelnosti (např. „chybně účtováno", „klient si rozmyslel", „oprava ceny").

Storno vrátí zpět vše, co s dokladem souviselo:

• Transakce se označí jako stornovaná a odečte se z denního souhrnu pokladny.
• Prodané produkty se vrátí zpět do skladu.
• Pokud byla na dokladu rezervace, vrátí se do stavu „potvrzeno / čeká na platbu" (služba už není zaplacená).
• Pokud byl uplatněn dárkový poukaz, vrátí se zpět na jeho zůstatek.
• Pokud byl uplatněn slevový kód, uvolní se k dalšímu použití.

Pozor: storno je z účetního hlediska citlivé. Pokud už klient má vytisknutý nebo poslaný doklad, domluvte se s ním na novém dokladu. V případě karetní platby musíte navíc udělat refund přes Stripe Dashboard nebo externí terminál.

Stornované doklady (historie změn)

Tlačítkem Stornované doklady v záhlaví otevřete přehled všech storn. U každého záznamu vidíte:

• Datum a čas storna.
• Číslo dokladu a částku.
• Způsob platby a klienta.
• Důvod storna, který obsluha zadala.
• Co se vrátilo zpět (rezervace, poukaz).

U každého storna je tlačítko Náhled účtenky s podrobnostmi o stornovaném dokladu. Díky tomu máte dohledatelné, kdo a proč doklad stornoval.

Export pro účetní

V seznamu účtenek je na počítači tlačítko Export (ikona Download). Otevře dialog, kde vyberete období - buď ručně rozsah od-do, nebo jedním klikem přes přednastavená tlačítka (Tento měsíc / Minulý měsíc / Tento rok / Minulý rok). Exportují se všechny doklady v daném období (ne jen aktuálně zobrazené filtry v seznamu).

Výstup je:

• CSV souhrn - tabulka všech dokladů (výchozí volba).
• ZIP s PDF doklady - když zaškrtnete „Stáhnout i jednotlivé doklady v PDF", vznikne ZIP se souhrnným CSV a samostatnými PDF doklady.

Vhodné pro:

• Předání účetnímu na konci měsíce.
• Souhrn za čtvrtletí / rok.
• Zálohu dat.

Jednotlivý doklad lze stáhnout i jako PDF (tlačítko PDF u dokladu nebo v jeho detailu).

EET a elektronická evidence

EET je v ČR pozastavené od 1. 1. 2023. Aplikace aktuálně nepodporuje EET integraci (není nutná). Pokud se EET vrátí nebo pokud podléháte jiné elektronické evidenci, napište nám.

Dárkové poukazy

Když prodáte dárkový poukaz, aplikace kromě účtenky vygeneruje i samostatný dárkový dokument (PDF) který klient předá obdarovanému. Viz samostatný článek o Dárkových poukazech.

Nastavení vzhledu dokladů

V Nastavení → Pokladna (sekce nastavení účtenek) vyplňujete co je na dokladu:

• Název firmy, adresa.
• IČO, DIČ (pro plátce DPH).
• Telefon a e-mail.
• Logo na dokladu (zapnout / vypnout).
• Text v zápatí dokladu.

Logo se nahrává v nastavení provozovny a na doklad se promítne, pokud máte v nastavení pokladny zapnuté „logo na dokladu".

Jaké tiskárny fungují

• Termotiskárna 58mm nebo 80mm - klasická pokladní (Epson, Star, Xprinter).
• Obyčejná A4 tiskárna - doklad vyjde na půl strany A4.
• AirPrint na iPhone - přes nativní iOS aplikaci můžete tisknout na libovolnou AirPrint tiskárnu.

Tipy

• Email místo tisku - ekologické, klient má doklad vždy po ruce, šetříte papír i toner.
• Tiskněte jen na žádost - většina klientů doklad nechce, zbytečně plýtváte papírem.
• Měsíční export pro účetní - ke konci měsíce stáhnete CSV a pošlete.
• Logo nahrajte hned - doklady pak vypadají profesionálně od první účtenky.

Když něco nefunguje

• Tiskárna nereaguje - zkontrolujte připojení (USB, WiFi). Restart tiskárny obvykle pomůže. Na iOS ověřte že je AirPrint tiskárna ve stejné WiFi síti.
• Email s dokladem nedošel - zkontrolujte spam. Klient možná nemá platný email v databázi, nebo jste email napsali špatně.
• PDF se nestáhne - prohlížeč může blokovat automatické otevírání oken. Povolte vyskakovací okna z naší aplikace v nastavení prohlížeče.
• Doklad chci stornovat, ale byl vystaven před měsícem - technicky to jde, ale účetně se tím zamotáte. Lepší je vystavit opravný doklad nebo se poradit s účetním.