Rychlá rezervace kliknutím - Kalendář

Místo otevírání formuláře „Nová rezervace“ a proklikávání kroků stačí kliknout přímo do kalendářena volné místo. Datum, čas i zaměstnanec se vyplní samy. Vy jen vyberete klienta a službu. Ideální pro telefonické objednávky nebo doplnění rezervace zpětně.

Kdy se vám to bude hodit

Klient zavolal a chce se objednat - vidíte v kalendáři kdy máte volno, kliknete a hotovo.
Zapomněli jste zapsat rezervaci z minulého týdne - přepnete se na ten den, kliknete a doplníte.
Klient odchází a chce hned další termín - kliknete do dalšího týdne na volno a domluvíte rovnou.

Krok za krokem

Otevřete Kalendář v hlavním menu. Standardně vidíte týdenní pohled.
Najděte volné místo - prázdná bílá plocha mezi barevnými rezervacemi.
Klikněte na to místo - tam, kdy a u jakého zaměstnance chcete rezervaci.
Otevře se okno „Nová rezervace“ vedle místa klepnutí. Datum a čas jsou vyplněné.
Najděte klienta - do pole „Klient“ napište jméno, příjmení nebo telefon:
- Existující klient se hned nabídne z databáze.
- Nový klient - napište jméno, pak kliknete Nový klient a doplníte telefon (povinně) a email (volitelně).
Vyberte službu (nebo víc služeb) - zaškrtnete vše co klient bude mít. Cena i doba se sečtou samy.
Volitelně přidejte interní poznámku (jen pro vás a tým).
Klik Vytvořit - rezervace se objeví v kalendáři. Pokud je u rezervace zapnutá záloha, tlačítko se jmenuje Vytvořit + záloha.

Pozor: klient (jméno, příjmení, telefon) a aspoň jedna služba jsou povinné - bez nich nejde rezervaci uložit.

Blokace času bez klienta (Vlastní akce)

Když potřebujete jen zablokovat čas bez klienta a bez služby (lékař, doprovod dítěte, soukromá akce), přepněte v okně nahoře z Rezervace na Vlastní akce. Okno se zjednoduší:

Vyberete člena týmu.
Zadáte začátek a konec blokace.
Napíšete důvod (např. lékař, doprovod dítěte, soukromá akce).

Tlačítko se přejmenuje na Zablokovat čas. Zablokovaný čas se v kalendáři zobrazí jako obsazený, takže do něj nikdo neudělá rezervaci. Klient se neoslovuje, žádná notifikace se neposílá.

Co se vyplní automaticky

Datum a čas - podle místa kliknutí.
Zaměstnanec - podle sloupce, ve kterém jste klikli.
Doba trvání - součet dob vybraných služeb.
Cena - součet cen vybraných služeb.

Záloha

Pokud máte v Nastavení → Zálohy zapnuté zálohy, v okně rezervace uvidíte přepínač„Požadovat zálohu“. Jestli je předem zaškrtnutý, závisí na pravidlech ze zálohového nastavení:

Bez záloh - přepínač vypnutý.
Jen noví klienti - zapnutý u nových, vypnutý u stálých.
Všichni - zapnutý u všech kromě označených jako „osvobození“.

Pro jednotlivou rezervaci můžete zálohu ručně zapnout/vypnout tím přepínačem.

Jak dlouho má klient na zaplacení

Když je záloha povinná, v okně rezervace si vyberete expiraci - jak dlouho má klient na zaplacení:

2 hodiny
6 hodin (výchozí, doporučené)
12 hodin
24 hodin

Rezervace čeká žlutě („Čeká na platbu“) dokud klient nezaplatí. Pokud nezaplatí v rámci zvolené expirace, rezervace se automaticky zruší a čas se uvolní pro někoho jiného.

Pokud je zapnutá záloha, potvrzovací email / SMS se klientovi pošle vždy (přepínač notifikace nejde vypnout - klient musí dostat platební odkaz).

Potvrzovací notifikace klientovi

V okně rezervace je přepínač „Odeslat potvrzení klientovi (email/SMS)“. Standardně zapnutý - klient hned dostane zprávu o termínu. Aplikace vybere kanál automaticky a pošle buď email, nebo SMS - nikdy obojí zároveň:

Klient má email → pošle se email.
Klient nemá email (jen telefon) → pošle se SMS.

Kdy notifikaci vypnout: když rezervaci zpětně doplňujete (klient už byl v salonu) nebo jste se s klientem domluvili osobně.

Kromě potvrzení aplikace sama pošle připomenutí před termínem a poděkování po návštěvě(pokud máte automatické notifikace zapnuté).

Překrytí s jinou rezervací

Když kliknete na čas, kdy už zaměstnanec někoho má, aplikace zobrazí červenou informaci. V okně se objeví přepínač „Přesto vytvořit (vědomé)“. Dokud ho nezaškrtnete, tlačítko Vytvořit nejde stisknout.

Ochrana proti omylu - abyste neobjednali dva klienty na stejný čas náhodou.

Kdy překrytí povolit:

Dělá se víc procedur paralelně (pedikúra + manikúra v jedné osobě).
Krátká konzultace mezi procedurami.
VIP klient.

Rezervace mimo pracovní dobu

Když kliknete na čas, kdy zaměstnanec nepracuje, aplikace zobrazí žluté upozornění. Podle situace vám napíše:

Zaměstnanec ten den nepracuje.
Termín začíná před pracovní dobou.
Termín přesahuje za pracovní dobu.
Termín spadá mimo pracovní dobu.

Je to jen pojistka, ať si všimnete. Když to tak chcete (klient se domluvil mimo běžnou dobu), zaškrtnete stejný přepínač „Přesto vytvořit (vědomé)“ a rezervaci uložíte.

Rezervace zpětně do minulosti

Když kliknete na den nebo čas, který už proběhl, aplikace nahoře v okně ukáže modré upozornění„Rezervace je v minulosti - doplnění zpětně“. Rezervaci normálně uložíte - hodí se, když si zaznamenáváte návštěvu, která už proběhla.

Víc služeb v jedné rezervaci

Klient si může vzít víc služeb. Zaškrtnete je v jednom okně a aplikace:

Sečte doby trvání - rezervace trvá podle součtu.
Sečte ceny - klient uvidí jednu celkovou částku.
Pošle jeden email/SMS s kompletní informací.
Počítá zálohu z celkové ceny.

Pokud některá vybraná služba vyžaduje fotku nebo poznámku od klienta, objeví se v okně žluté připomenutí, na co se klienta zeptat (např. „doptejte se klienta“). Tak na nic nezapomenete.

Hledání klienta

Do pole „Klient“ napište cokoliv - aplikace hledá podle:

Jména nebo příjmení - stačí pár písmen.
Telefonu - s mezerami, bez mezer, s nebo bez předvolby.
Emailu - stačí část.

U každého klienta vidíte telefon a počet dosavadních návštěv. Klikem ho vyberete.

Nový klient - napíšete jméno, v nabídce se objeví tlačítko „Nový klient: Jana Nováková“. Klik, doplníte telefon (povinné) a email (volitelné). Klient je uložený a rovnou vybraný.

Co se stane po uložení

Rezervace se objeví v kalendáři jako barevná karta v barvě zaměstnance.
Klientovi odejde potvrzovací email / SMS (podle nastavení).
Automaticky naplánují se připomenutí a poděkování (pokud máte zapnuté).
Pokud záloha, klient dostane odkaz na platbu.
Pokud má zaměstnanec propojený Google Kalendář, rezervace se zapíše i tam.

Tipy

Týdenní pohled je nejlepší pro hledání volných termínů.
Filtr zaměstnanců - klikem na jméno v liště si zobrazíte jen jeho rezervace. Volná místa uvidíte snáz.
Pro stálé klienty stačí napsat pár písmen jména - našeptávač hned najde.

Když něco nefunguje

Okno se neotevře - klikněte přímo na prázdné místo (ne na existující rezervaci).
Tlačítko Vytvořit je šedé - chybí povinné pole (klient, telefon, služba) nebo máte neschválené překrytí.
„Zaměstnanec nemá přiřazené služby“ - jděte do Tým → zaměstnanec → Služby a zaškrtněte co umí.
Klient nepřišel platbu - rezervace se po zvolené expiraci (2/6/12/24 h) sama zruší. Pokud potřebujete delší čas, zvolte 24 h.