Detail rezervace a akce nad ní - Příručka NaTermin.cz

Klikem na libovolnou rezervaci v kalendáři otevřete detail - okno s kompletními informacemi a tlačítky pro všechny akce. Odsud upravíte termín, přesunete jinam, zrušíte, dokončíte nebo přejdete rovnou k pokladně.

Kdy se vám to bude hodit

Klient přišel a chcete účtovat - klik na jeho rezervaci → Dokončit a zaplatit → pokladna.
Klient zavolá že nedorazí - klik na rezervaci → Zrušit.
Klient chce přesunout - klik → Upravit → změníte čas. Nebo rezervaci přetáhnete přímo v kalendáři.
Potřebujete jeho telefon - klik, uvidíte číslo a můžete hned vytočit.

Co v detailu uvidíte

Klient - jméno (klikací, otevře kartu klienta), telefon (klikací pro vytočení), email (klikací pro mail).
Štítek původu - u rezervací vytvořených v aplikaci se v hlavičce zobrazí, odkud rezervace pochází (Telefonická rezervace, Rezervace z administrace, Rezervace z pokladny nebo Rezervace z kalendáře).
Datum a čas - kdy rezervace probíhá, včetně dne v týdnu.
Služby - co je objednáno, cena a délka každé. U více služeb i celkový čas a celková cena.
Zaměstnanec - kdo má rezervaci na starost.
Stav - Potvrzeno, Čeká na zálohu, Nedokončená, Dokončeno, Zrušeno (vysvětlení barev najdete u tlačítka ⓘ na stránce Rezervace).
Záloha - zda a kolik klient zaplatil zálohu.
Sleva / poukaz - pokud klient uplatnil dárkový poukaz nebo slevový kód, uvidíte výši slevy i cenu po slevě.
Poznámky o klientovi - alergie, preference a další informace platné napříč rezervacemi (žlutooranžový rámeček).
Interní poznámky k rezervaci - text pro tým k této konkrétní rezervaci.
Poznámka k rezervaci - poznámka, kterou napsal klient při objednání.

Tlačítka podle stavu rezervace

Potvrzeno (zelená)

Dokončit a zaplatit - velké zelené tlačítko. Označí rezervaci jako Dokončeno a otevře pokladnu pro účtování.
Upravit - otevře edit formulář (čas, služby, klient).
Zrušit - zruší rezervaci. Pokud byla záloha, nabídne řešení platby.

Čeká na zálohu (oranžová)

Dokončit a zaplatit - tlačítko se zobrazí, ale použít ho nejde, dokud rezervaci nepotvrdíte. Při kliknutí aplikace upozorní, že rezervace musí být nejprve potvrzena. Potvrdit ji můžete přes Upravit → pole Stav.
Upravit - edit (lze ručně přepnout na Potvrzeno přes pole Stav).
Zrušit - zruší rezervaci. Pokud byla záloha zaplacena, nabídne řešení platby.

Zrušeno (červená)

Zavřít - zavře okno.
Smazat - úplně odstraní rezervaci z databáze (po potvrzení). Hodí se pro očištění - zrušená rezervace zabírá místo v historii.

Dokončeno (šedá)

Vidíte přehled, co se prodalo a za kolik. Žádné úpravy nejsou možné - rezervace je uzavřená. K dispozici je jen tlačítko Zavřít.

Úprava rezervace

Tlačítko Upravit otevře formulář s poli:

Datum a čas - přesun na jiný termín.
Zaměstnanec - předání kolegovi.
Služby - přidat / odebrat. Cena a doba se přepočítají.
Klient - vybrání jiného klienta nebo úprava jeho údajů.
Stav - ruční přepnutí (například z Čeká na zálohu na Potvrzeno).
Poznámka.

Po uložení se rezervace posune. Pokud je nový termín obsazený u stejného zaměstnance, aplikace vás upozorní (viz Překrývání rezervací).

Notifikace klientovi: při změně se odešle email / SMS o novém termínu. V edit okně lze vypnout.

Přesun přetažením v kalendáři

Rezervaci nemusíte přesouvat jen přes Upravit. Můžete ji chytit a přetáhnout přímo v kalendáři na jiný čas nebo k jinému zaměstnanci. Po puštění se objeví dialog „Přesunout rezervaci?", kde přesun potvrdíte. Pokud nový termín kolize neumožňuje, aplikace přesun nedovolí a zobrazí „Přesunout nelze".

Zrušení rezervace

Tlačítko Zrušit otevře potvrzovací dialog. Po potvrzení:

Stav se změní na Zrušeno (červený badge, ztlumený vzhled v kalendáři).
Slot se uvolní pro online rezervace.
Klientovi se odešle email / SMS o zrušení (volitelné).
U zaplacené zálohy aplikace nabídne dvě možnosti - Vrátit zálohu zákazníkovi (vrátí se na původní platební metodu), nebo Ponechat zálohu (storno poplatek) při pozdním zrušení.

Důvod zrušení - volitelná poznámka, která se uloží k rezervaci (hodí se pro statistiky).

Dokončit a zaplatit → pokladna

Zelené tlačítko Dokončit a zaplatit udělá dvě věci najednou:

Změní stav rezervace na Dokončeno.
Otevře pokladnu s předvyplněnou službou (i se zaplacenou zálohou pokud byla).

V pokladně vyberete způsob platby (hotovost, karta přes Tap to Pay nebo externí terminál, bankovní převod přes QR). Pokud klient navíc kupuje produkt (krém, sérum), přidáte ho do košíku.

Záloha

V detailu vidíte stav zálohy:

Bez zálohy - rezervace nepotřebuje platbu předem.
Záloha zaplacena - vidíte částku a datum.
Čeká na platbu - klient dostal odkaz, ale ještě nezaplatil. Můžete ručně poslat upomínku.
Nezaplacena ve lhůtě - rezervace se automaticky zruší po zvolené expiraci (2/6/12/24 h, default 6 h).

U zaplacené zálohy se v pokladně částka automaticky odečte z celkové ceny - klient doplácí jen rozdíl.

Rychlé akce přes telefon a email

Klik na telefon - na mobilu zahájí hovor, na počítači otevře přidruženou telefonní aplikaci (pokud je nastavená).
Klik na email - otevře emailového klienta s adresou.
Klik na jméno klienta - otevře jeho kartu klienta s historií rezervací a poznámkami.

Tipy

Jeden klik = detail - žádný dvojklik není potřeba.
Zavření okna - klikněte na křížek vpravo nahoře, na tlačítko Zavřít, nebo (na počítači) kdekoli mimo okno. Na mobilu okno zavřete také gestem stažení dolů.
Dokončit a zaplatit je nejrychlejší cesta do pokladny - jeden klik místo otevření pokladny ručně.
Hromadné akce (zrušit víc rezervací) dělejte v sekci Rezervace v menu, ne v detailu.

Když něco nefunguje

Detail se neotevře - klikli jste do prázdného místa kalendáře, ne na rezervaci. Klepněte přímo na barevnou kartu.
Tlačítko Dokončit a zaplatit nejde použít - u rezervace ve stavu Čeká na zálohu ji nejdřív potvrďte (přes Upravit → Stav). U Zrušených a Dokončených se tlačítko vůbec nenabízí.
Nemůžu zrušit rezervaci se zaplacenou zálohou - musíte nejdřív rozhodnout co s penězi (vrátit klientovi, nebo ponechat jako storno poplatek). Vyberte možnost v dialogu zrušení.
Změna času hlásí „kolizi" - nový termín je obsazený u stejného zaměstnance. Více v článku Překrývání rezervací.