Detail rezervace a akce nad ní

Klikem na libovolnou rezervaci v kalendáři otevřete detail - okno s kompletními informacemi a tlačítky pro všechny akce. Odsud upravíte termín, přesunete jinam, zrušíte, dokončíte nebo přejdete rovnou k pokladně.

Kdy se vám to bude hodit

• Klient přišel a chcete účtovat - klik na jeho rezervaci → Dokončit a zaplatit → pokladna.
• Klient zavolá že nedorazí - klik na rezervaci → Zrušit.
• Klient chce přesunout - klik → Upravit → změníte čas. Nebo rezervaci přetáhnete přímo v kalendáři.
• Potřebujete jeho telefon - klik, uvidíte číslo a můžete hned vytočit.

Co v detailu uvidíte

• Klient - jméno (klikací, otevře kartu klienta), telefon (klikací pro vytočení), email (klikací pro mail).
• Štítek původu - u rezervací vytvořených v aplikaci se v hlavičce zobrazí, odkud rezervace pochází (Telefonická rezervace, Rezervace z administrace, Rezervace z pokladny nebo Rezervace z kalendáře).
• Datum a čas - kdy rezervace probíhá, včetně dne v týdnu.
• Služby - co je objednáno, cena a délka každé. U více služeb i celkový čas a celková cena.
• Zaměstnanec - kdo má rezervaci na starost.
• Stav - Potvrzeno, Čeká na zálohu, Nedokončená, Dokončeno, Nedostavil(a) se, Zrušeno (vysvětlení barev najdete u tlačítka ⓘ na stránce Rezervace). Stav Nedokončená znamená, že termín už proběhl, ale rezervace nebyla označena jako Dokončeno ani Zrušeno - takové rezervace se nepočítají do tržeb. Najdete je pohromadě v přehledu Rezervace pod záložkou Nedokončené (číslo u záložky ukazuje, kolik jich čeká) a dokončíte je tlačítkem v detailu.
• Záloha - zda a kolik klient zaplatil zálohu.
• Sleva / poukaz - pokud klient uplatnil dárkový poukaz nebo slevový kód, uvidíte výši slevy i cenu po slevě.
• Poznámky o klientovi - alergie, preference a další informace platné napříč rezervacemi (žlutooranžový rámeček).
• Interní poznámky k rezervaci - text pro tým k této konkrétní rezervaci.
• Poznámka k rezervaci - poznámka, kterou napsal klient při objednání.

Tlačítka podle stavu rezervace

Potvrzeno (zelená)

• Dokončit a zaplatit - velké zelené tlačítko. Označí rezervaci jako Dokončeno a otevře pokladnu pro účtování.
• Upravit - otevře edit formulář (čas, služby, klient).
• Zrušit - zruší rezervaci. Pokud byla záloha, nabídne řešení platby.

Čeká na zálohu (oranžová)

• Dokončit a zaplatit - tlačítko se zobrazí, ale použít ho nejde, dokud rezervaci nepotvrdíte. Při kliknutí aplikace upozorní, že rezervace musí být nejprve potvrzena. Potvrdit ji můžete přes Upravit → pole Stav.
• Upravit - edit (lze ručně přepnout na Potvrzeno přes pole Stav).
• Zrušit - zruší rezervaci. Pokud byla záloha zaplacena, nabídne řešení platby.

Zrušeno (červená)

• Zavřít - zavře okno.
• Smazat - úplně odstraní rezervaci z databáze (po potvrzení). Hodí se pro očištění - zrušená rezervace zabírá místo v historii.

Dokončeno (šedá)

Vidíte přehled, co se prodalo a za kolik. Žádné úpravy nejsou možné - rezervace je uzavřená. K dispozici je jen tlačítko Zavřít.

Nedostavil(a) se (fialová)

Pro klienty, kteří bez omluvy nepřišli. Nastavíte ji v Upravit → Stav rezervace. Schválně je to jiný stav než Zrušeno - salon potřebuje na první pohled rozeznat „klientka včas zrušila" od „klientka nedorazila a nedala vědět".

• Zaplacená záloha zůstává vám. Označení nedostavení s penězi nehýbe, o to u záloh jde.
• Rezervaci v tomto stavu nelze zrušit - zrušení totiž spouští vracení zálohy.
• Klientovi už nepřijde pozvánka k hodnocení ani zpráva „jak jste byla spokojená".
• Pokud máte zapnuté zálohy pro nové klienty, taková rezervace se nepočítá jako návštěva - při další rezervaci po klientovi systém zálohu znovu vyžádá.
• V přehledu Rezervace tyto rezervace najdete pod záložkou Zrušené a nedostavení.

Úprava rezervace

Tlačítko Upravit otevře formulář s poli:

• Datum a čas - přesun na jiný termín.
• Zaměstnanec - předání kolegovi.
• Služby - přidat / odebrat. Cena a doba se přepočítají.
• Klient - vybrání jiného klienta nebo úprava jeho údajů.
• Stav - ruční přepnutí (například z Čeká na zálohu na Potvrzeno).
• Poznámka.

Po uložení se rezervace posune. Pokud je nový termín obsazený u stejného zaměstnance, aplikace vás upozorní (viz Překrývání rezervací).

Notifikace klientovi: při změně se odešle email / SMS o novém termínu. V edit okně lze vypnout.

Přesun přetažením v kalendáři

Rezervaci nemusíte přesouvat jen přes Upravit. Můžete ji chytit a přetáhnout přímo v kalendáři na jiný čas nebo k jinému zaměstnanci. Po puštění se objeví dialog „Přesunout rezervaci?", kde přesun potvrdíte. Pokud nový termín kolize neumožňuje, aplikace přesun nedovolí a zobrazí „Přesunout nelze".

Zrušení rezervace

Tlačítko Zrušit otevře potvrzovací dialog. Po potvrzení:

• Stav se změní na Zrušeno (červený badge, ztlumený vzhled v kalendáři).
• Slot se uvolní pro online rezervace.
• Klientovi se odešle email / SMS o zrušení (volitelné).
• U zaplacené zálohy aplikace nabídne dvě možnosti - Vrátit zálohu zákazníkovi (vrátí se na původní platební metodu), nebo Ponechat zálohu (storno poplatek) při pozdním zrušení.

Důvod zrušení - volitelná poznámka, která se uloží k rezervaci (hodí se pro statistiky).

Dokončit a zaplatit → pokladna

Zelené tlačítko Dokončit a zaplatit udělá dvě věci najednou:

1. Změní stav rezervace na Dokončeno.
2. Otevře pokladnu s předvyplněnou službou (i se zaplacenou zálohou pokud byla).

V pokladně vyberete způsob platby (hotovost, karta přes Tap to Pay nebo externí terminál, bankovní převod přes QR). Pokud klient navíc kupuje produkt (krém, sérum), přidáte ho do košíku.

Máte víc provozoven a rezervace patří jiné provozovně, než kterou máte přepnutou? Aplikace se před otevřením pokladny sama přepne na provozovnu rezervace, takže platba skončí v pokladně tam, kde klient byl. Přepnutí platí pro celou aplikaci, tedy i pro kalendář a přehled. Zpátky se přepnete nahoře v menu.

Když na té provozovně nepracujete, přepnout se tam nejde: pokladna se neotevře a aplikace řekne proč. Rezervaci pak můžete zaplatit v pokladně, kterou máte přepnutou, v části Rezervace z jiných provozoven. Doklad bude patřit provozovně, kde se platilo.

Záloha

V detailu vidíte stav zálohy:

• Bez zálohy - rezervace nepotřebuje platbu předem.
• Záloha zaplacena - vidíte částku a datum.
• Čeká na platbu - klient dostal odkaz, ale ještě nezaplatil. Můžete ručně poslat upomínku.
• Nezaplacena ve lhůtě - rezervace se automaticky zruší po zvolené expiraci (2/6/12/24 h, default 6 h).

U zaplacené zálohy se v pokladně částka automaticky odečte z celkové ceny - klient doplácí jen rozdíl.

Rychlé akce přes telefon a email

• Klik na telefon - na mobilu zahájí hovor, na počítači otevře přidruženou telefonní aplikaci (pokud je nastavená).
• Klik na email - otevře emailového klienta s adresou.
• Klik na jméno klienta - otevře jeho kartu klienta s historií rezervací a poznámkami.

Tipy

• Jeden klik = detail - žádný dvojklik není potřeba.
• Zavření okna - klikněte na křížek vpravo nahoře, na tlačítko Zavřít, nebo (na počítači) kdekoli mimo okno. Na mobilu okno zavřete také gestem stažení dolů.
• Dokončit a zaplatit je nejrychlejší cesta do pokladny - jeden klik místo otevření pokladny ručně.
• Hromadné akce (zrušit víc rezervací) dělejte v sekci Rezervace v menu, ne v detailu.

Když něco nefunguje

• Detail se neotevře - klikli jste do prázdného místa kalendáře, ne na rezervaci. Klepněte přímo na barevnou kartu.
• Tlačítko Dokončit a zaplatit nejde použít - u rezervace ve stavu Čeká na zálohu ji nejdřív potvrďte (přes Upravit → Stav). U Zrušených a Dokončených se tlačítko vůbec nenabízí.
• Nemůžu zrušit rezervaci se zaplacenou zálohou - musíte nejdřív rozhodnout co s penězi (vrátit klientovi, nebo ponechat jako storno poplatek). Vyberte možnost v dialogu zrušení.
• Změna času hlásí „kolizi" - nový termín je obsazený u stejného zaměstnance. Více v článku Překrývání rezervací.