Překrývání rezervací a force overlap

Aplikace vás chrání před omylem zapsání dvou klientů na stejný čas u stejného zaměstnance. Když k překrytí dojde, zobrazí se červené upozornění a tlačítko Vytvořit je zablokované, dokud výslovně nepotvrdíte vědomé překrytí. Někdy je překrytí v pořádku - pro takové situace je tu zaškrtávací políčko.

Proč to aplikace hlídá

Dvojitá rezervace u stejného zaměstnance v ten samý čas je obvykle chyba. Klient pak přijde a vy zjistíte, že na něj nemáte čas. Proto aplikace automaticky kontroluje každý nový termín proti existujícím rezervacím.

Jak vypadá upozornění

Když zadáte čas, který se překrývá s existující rezervací u stejného zaměstnance:

• Červené upozornění s ikonou výstrahy.
• Text „Překrývá se s: [jméno klienta]" a pod ním časový rozsah existující rezervace spolu s počtem minut překryvu (například „09:00-10:00 • překryv 30 min").
• Když se nový termín kryje s vlastní akcí nebo blokací, text zní„Překrývá se s vlastní akcí: [název]".
• Zaškrtávací políčko „Přesto vytvořit (vědomé)".
• Tlačítko Vytvořit je šedé, dokud políčko nezaškrtnete.

Stejná kontrola platí i při úpravě existující rezervace - když ji posunete na obsazený čas, aplikace varuje.

Mimo pracovní dobu - žluté upozornění

Kromě červeného překrytí může aplikace zobrazit i samostatné žluté upozornění, když termín spadá mimo pracovní dobu zaměstnance. Podle situace se objeví jeden z textů:

• „Zaměstnanec ten den nepracuje".
• „Termín začíná před pracovní dobou".
• „Termín přesahuje za pracovní dobu".
• „Termín spadá mimo pracovní dobu".

U žlutého upozornění se ukáže, kolik minut termín přesahuje a kdy zaměstnanec ve skutečnosti pracuje. I toto upozornění se schvaluje stejným políčkem „Přesto vytvořit (vědomé)".

Kdy povolit vědomé překrytí

V některých situacích jsou dva klienti naráz v pořádku. Příklady:

• Manikúra a pedikúra paralelně - jeden klient u stolu, druhý v křesle. Obě procedury stihnete.
• Mezičas u barvení - klientka čeká až zafunguje barva (30 min). Mezitím zvládnete rychlé stříhání.
• Konzultace mezi procedurami - 5-10 minut pro krátkou schůzku.
• VIP nouzová objednávka - stálý klient a vy víte, že to zvládnete.

Kdy překrytí raději nepovolit

• Dvě plnohodnotné procedury naráz - klient odejde s pocitem že na něj nemáte čas.
• Nejste si jistí svou kapacitou - lepší nabídnout jiný termín než zklamat.
• Nemáte fyzický prostor pro dva klienty.

Pravidlo: aplikace varuje, vy rozhodujete. Když máte dobrý důvod, povolte. Když ne, nabídněte jiný čas.

Jak vědomé překrytí povolit

1. V okně nové rezervace se objeví červené upozornění.
2. Zaškrtnete políčko „Přesto vytvořit (vědomé)".
3. Tlačítko Vytvořit se aktivuje.
4. Klikem rezervaci uložíte. V kalendáři se objeví vedle existující - sloupec se rozdělí.

Aplikace si pamatuje, že rezervace byla vytvořena s vědomým překrytím. Při další editaci stejného času už se vás znovu neptá.

Jak se překrývající rezervace zobrazí

Když je dvojité překrytí, sloupec dne se v daném čase rozdělí na dvě poloviny. Každá rezervace má svou polovinu a obě jsou viditelné. Když je ještě třetí, sloupec se rozdělí na třetiny atd.

Přesun rezervace tažením (drag & drop)

Rezervaci můžete přesunout přímo v kalendáři tažením - chytíte kartu a přetáhnete ji na jiný čas, případně i na jiný den. Na počítači stačí kartu uchopit myší, na mobilu nebo tabletu kartu podržte zhruba půl vteřiny, než se přesun spustí (krátké švihnutí prstem zůstává běžným posouváním kalendáře).

• Délka rezervace zůstává stejná, mění se jen začátek a konec (a případně den).
• Rezervace ve stavu Dokončeno a Zrušeno tažením přesunout nelze.
• Rezervaci nelze přetáhnout k jinému zaměstnanci. Pro změnu zaměstnance použijte tlačítko Upravit v detailu rezervace.

Po puštění karty se objeví okno „Přesunout rezervaci?", kde vidíte původní a nový čas. Můžete tu také rozhodnout, zda poslat klientovi upozornění o změně (ve výchozím stavu zapnuto).

Překrytí při přesunu tažením

Stejná ochrana proti překrytí platí i při přesunu tažením. Pokud by nový čas kolidoval s jinou rezervací, blokací nebo pracovní dobou, okno „Přesunout rezervaci?" ukáže červené upozornění „Konflikt s tímto časem:" se seznamem konfliktů. Přesun je možný teprve po zaškrtnutí políčka „Přesto přesunout (vědomě)".

Změna termínu na obsazený čas

Stejná pravidla platí při úpravě rezervace ve formuláři - když nový čas koliduje s jinou, formulář ukáže červené upozornění. Musíte povolit vědomé překrytí, jinak uložení neprojde.

Bezpečnostní pojistka v databázi

Aplikace má druhou vrstvu kontroly přímo v databázi. I kdyby formulář z nějakého důvodu selhal, databáze sama odmítne uložit překrývající rezervaci. Dvojitá rezervace tedy nikdy nevznikne omylem bez vědomého kliknutí uživatele.

Tipy pro práci s překrýváním

• Před povolením zkontrolujte detail existující rezervace - kdo to je a jakou má službu. Klikněte na existující kartu a podívejte se.
• Pravidelná překrytí (manikúra+pedikúra) - zvažte mít dva samostatné „zaměstnance" v aplikaci (jeden pro manikúru, druhý pro pedikúru). Pak se v kalendáři nepřekrývají.
• Komunikujte s klienty - pokud bude paralelní obsluha, řekněte jim dopředu.
• Nepřehánějte to - 1-2 výjimky denně jsou OK, 5+ překrytí znamená přetíženou kapacitu.

Když něco nefunguje

• Nemůžu uložit a nevidím červené upozornění - tlačítko Vytvořit je šedé i kvůli chybějícímu klientovi, telefonu nebo službě. Zkontrolujte všechna povinná pole.
• Aplikace tvrdí překrytí, ale v kalendáři nevidím - filtr stavů může skrývat protistranu rezervace. Vypněte filtry (klik na „Všichni") a zkuste znovu.
• Políčko „Přesto vytvořit" se nezobrazuje - chybí vybraný klient nebo služba. Bez nich aplikace překrytí ani neřeší.
• Rezervaci nejde přetáhnout - jde nejspíš o rezervaci ve stavu Dokončeno nebo Zrušeno, ty tažením přesunout nelze. Na mobilu nezapomeňte kartu nejdřív zhruba půl vteřiny podržet.