Propojení s Google Kalendářem - Příručka NaTermin.cz

Každý zaměstnanec si může propojit svůj účet v NaTermin.cz s vlastním Google Kalendářem. Od chvíle propojení se jeho rezervace v salonu automaticky zapisují do Google Kalendáře. Vidí je pak stejně jako jakýkoli jiný termín - v mobilní Google aplikaci, na počítači, v chytrých hodinkách. Volitelně lze synchronizaci nastavit i opačně a nechat si z Googlu importovat vlastní zaneprázdněné časy jako blokace.

Proč to zapnout

Jeden kalendář pro všechno - zaměstnanec má v telefonu osobní termíny i pracovní rezervace na jednom místě.
Mobilní přístup i bez naší aplikace - i když zaměstnanec nemá NaTermin aplikaci otevřenou, rezervace má pořád v Google Kalendáři.
Chytré hodinky - Apple Watch / Garmin / Wear OS zobrazují rezervace z Google Kalendáře automaticky.
Ochrana před dvojím obsazením - když si zapnete import zaneprázdněných časů z Googlu, vaše soukromé události zablokují termín i pro online rezervace.

Co se synchronizuje do Google Kalendáře

Z NaTermin.cz do Google Kalendáře zaměstnance se zapisují tyto věci:

Nová rezervace v NaTermin - zapíše se jako událost do Google Kalendáře zaměstnance.
Změna času / data rezervace - Google událost se posune na nový čas.
Úprava klienta, služby, poznámky - název a popis události v Google se aktualizují.
Zrušení rezervace - událost v Google se smaže.
Vlastní akce a blokace času - když zaměstnanci v NaTermin zablokujete čas (lékař, soukromá akce), zapíše se i tato blokace do jeho Google Kalendáře jako zaneprázdněný čas (s ikonou 🚫 v názvu).

Pozor: synchronizace neprobíhá v reálném čase. Nová nebo změněná rezervace se v Google Kalendáři může objevit až po několika minutách.

Volitelně: import blokací z Google Kalendáře

V detailu propojení můžete zapnout přepínač Blokovat čas podle Google Kalendáře. Pak to funguje i obráceně - vaše vlastní události z Google Kalendáře se přenesou do NaTermin jako blokace a na ten čas už nepůjde rezervovat.

Co se importuje - jen vaše časované události označené v Googlu jako „Zaneprázdněn“. Události označené jako „Volno“ se ignorují.
Celodenní události se ignorují - narozeniny, svátky a podobné celodenní záznamy termín neblokují.
Vícedenní události - rozdělí se na jednotlivé dny, takže blokace platí každý den po celou dobu trvání.
Jak rychle - změny ve vašem Google Kalendáři se v rezervačním systému projeví zhruba do 15 minut (synchronizuje se automaticky na pozadí).

Bez tohoto přepínače zůstává synchronizace jen jednosměrná (z NaTermin do Googlu) a osobní události z Googlu rezervace neblokují.

Jak propojení zapnout

Otevřete sekci Tým.
U zaměstnance, který chce propojit svůj Google Kalendář, klikněte na tlačítko „...“ (tři tečky) na jeho kartě.
V nabídce zvolte Google Kalendář.
V okně klikněte na Propojit s Google.
Otevře se Google přihlašovací okno. Zaměstnanec se přihlásí svým Google účtem.
Google se zeptá na povolení přístupu ke kalendáři - je potřeba odsouhlasit.
Vrátíte se zpět do NaTermin. U zaměstnance je zobrazeno Propojeno.

Od této chvíle se všechny nové a upravované rezervace zaměstnance zapisují do jeho Google.

Synchronizace existujících rezervací

Při propojení se automaticky synchronizují jen nové a změněné rezervace. Pokud chcete do Google Kalendáře doplnit i rezervace, které vznikly dřív:

Otevřete u zaměstnance nabídku „...“ → Google Kalendář.
Klikněte na Synchronizovat existující rezervace.
Potvrďte. Doplní se minulé i budoucí rezervace, které ještě nebyly synchronizované.

Tato operace je bezpečná - už synchronizované rezervace nezopakuje, takže ji můžete spustit klidně víckrát.

Jak vypadá synchronizovaná událost v Googlu

Rezervace se zapíše s těmito údaji:

Název - jméno klienta a služba (například „Jana Nováková - Stříhání“).
Čas - začátek a konec podle rezervace.
Popis - klient, telefon, případně email, služby, cena, případně interní poznámka.
Místo - adresa salonu.

Synchronizované události nemají nastavené žádné automatické připomenutí (ani výchozí připomenutí Googlu). Pokud chce být zaměstnanec na rezervaci upozorněn, může si připomenutí u konkrétní události v Google Kalendáři nastavit ručně, nebo využít upozornění přímo z NaTermin.

Odpojení

Pokud už zaměstnanec nechce mít propojení:

U zaměstnance otevřete nabídku „...“ → Google Kalendář.
Klikněte na Odpojit.
Existující události v Google zůstanou - nesmažou se. Jen se přestanou aktualizovat.
Nové rezervace po odpojení se už do Google nezapisují.

Zaměstnanec může propojení taky zrušit z Google strany (Účet Google → Zabezpečení → Aplikace třetích stran → NaTermin). Po takovém odpojení naše aplikace ztratí přístup a synchronizace selže.

Bezpečnost a soukromí

NaTermin.cz požaduje od Googlu pouze přístup ke kalendářům (oprávnění pro vytváření a úpravu událostí) a emailovou adresu účtu - tu používáme jen k tomu, abychom u zaměstnance ukázali, který Google účet je propojený. Nemáme přístup k:

Obsahu emailů v Gmailu.
Kontaktům.
Google Disku / dokumentům.
Jiným Google službám.

Propojení lze kdykoli zrušit z admin rozhraní NaTermin nebo přímo z Google účtu.

Tipy jak to dobře používat

Smartwatch notifikace - díky synchronizaci vidí zaměstnanec rezervace na Apple Watch, Garmin, Wear OS zařízení.
Offline přístup - Google Kalendář funguje i bez internetu, rezervace máte stále po ruce.
Zapněte import blokací - pokud si zaměstnanec do Googlu zapisuje soukromé termíny, zapněte přepínač „Blokovat čas podle Google Kalendáře“. Pak jeho osobní zaneprázdněné časy zablokují i online rezervace a předejdete dvojímu obsazení.

Když něco nefunguje

Po propojení se nic nesynchronizuje - počkejte několik minut, synchronizace není okamžitá. Pokud se ani po chvíli rezervace nezapíše, pravděpodobně selhala autorizace - odpojte propojení a zapněte ho znovu.
Událost v Google je bez klienta v názvu - klienta jste přidali až dodatečně. Stačí rezervaci znovu uložit (editace + uložení) a synchronizace proběhne s čerstvými daty.
„Chyba oprávnění“ - zaměstnanec v Google Účet → Zabezpečení odebral přístup. V okně Google Kalendář se zobrazí žluté upozornění a tlačítko Znovu propojit - tím se synchronizace obnoví.
Změnil jsem Google email - propojení je vázané na konkrétní Google účet. Po změně účtu odpojte a propojte znovu s novým účtem.
Chci, aby osobní událost z Googlu blokovala rezervace - zapněte přepínač Blokovat čas podle Google Kalendáře v okně propojení. Vaše časované události označené jako „Zaneprázdněn“ pak obsadí termín i pro online rezervace (celodenní události se ignorují).