Plovoucí obědová pauza - Příručka NaTermin.cz

Plovoucí obědová pauza je automaticky vyhrazený volný čas mezi rezervacemi. Místo aby jste si do rozvrhu dávali napevno "polední pauzu od 12 do 12:30", systém pauzu sám posune podle toho, kdy přesně klienti rezervují - hlavně aby pauza vůbec byla a den se neutekl bez oběda.

Proč to potřebujete

Když nemáte v rozvrhu fixní pauzu, může se stát, že se klienti zarezervují back-to-back od rána do večera a vám nezbude čas si dát něco k jídlu. Když naopak dáte fixní pauzu např. 12:00-12:30, nemůžete v ten čas vzít dlouhodobou rezervaci (např. permanentka 09:30-12:00 už neprojde, protože by skončila ve 12:00 a pak by byla pauza).

Plovoucí pauza řeší obojí - klienti si rezervují kdy chtějí, a systém se postará, aby vám zbyl čas na oběd.

Kde to najdete

V sekci Tým klikněte na zaměstnance.
Otevřete Pracovní doba a přepněte na záložku Nastavení.
Najdete sekci Plovoucí obědová pauza s vypínačem.

Nastavení je per zaměstnanec - každý si může mít své vlastní okno a délku pauzy (nebo to mít vypnuté úplně).

Co se nastavuje

Vypínač - feature je standardně vypnutá. Když nezapnete, žádná pauza se neuplatní.
Délka pauzy - 15, 30, 45 nebo 60 minut.
Okno od - nejdřív kdy se pauza může objevit (např. 11:00).
Okno do - nejpozději kdy pauza musí skončit (např. 13:30).

Okno musí být aspoň tak široké jako délka pauzy. Když ne, systém vás nepustí uložit a nabídne, abyste okno rozšířili nebo pauzu zkrátili.

Jak systém pauzu umisťuje

Pauza se neukládá do kalendáře jako blok. Systém ji počítá za běhu při generování slotůpro klienty - vždy zase nově podle aktuálního stavu rezervací. Pravidla v pořadí důležitosti:

1. Po službě v okně

Pokud existuje rezervace, která končí v okně pauzy, pauza se vloží hned za ni.

Příklad: okno 11:00-13:30, pauza 30 min. Klient si zarezervuje 09:00-11:30. Pauza bude 11:30-12:00 (za touto rezervací).

2. Před službou v okně

Pokud po službě pauza nesedí (žádná rezervace v okně nekončí, nebo se za ní pauza nevejde), zkusí se vložit před první rezervaci, která v okně začíná.

Příklad: okno 11:00-13:30, pauza 30 min. Klient si zarezervuje 12:00-14:00. Rezervace končí ve 14:00 (mimo okno), ale začíná ve 12:00. Pauza bude 11:30-12:00 (před rezervací).

3. Bez rezervací v okně

Pokud v okně není žádná rezervace, pauza se vůbec neuplatní. Klienti vidí celé okno jako volné.

Logika: když nikdo ten den před obědem nepracuje, pauzu nepotřebujete. Když chcete pauzu vždy, použijte speciální den nebo přidejte další pracovní intervalv rozvrhu (např. dopoledne 8-12 a odpoledne 13-17).

Co vidí klient v rezervaci

Klient v online formuláři pauzu nevidí. Sloty v čase pauzy prostě nejsou k dispozici - vypadá to, jako by tam již někdo seděl. Klient si vybere jiný volný čas.

Co vidíte vy v kalendáři

V admin kalendáři uvidíte pauzu jako světle žlutý šikmý proužeks nápisem „Oběd". Liší se od:

Skutečných rezervací (růžové karty s detaily).
„Vlastních akcí" / time bloků (solidní žlutooranžové karty).
Mimo pracovní dobu (šedý šikmý vzor).

Pauza je čistě pro vás - klient ji nikdy nevidí.

Pauza se posouvá podle dne

Když se den postupně plní rezervacemi, pauza se může dynamicky posouvat.

Ráno: žádné rezervace - pauza není.
Klient přidal 09:00-11:30 - pauza je 11:30-12:00 (Pravidlo 1).
Klient přidal 11:30-12:15 - pauza se posune... systém zkusí Pravidlo 1 pro tuto rezervaci: pauza po 12:15? Vejde se do okna do 12:45. Ano. Pauza je teď 12:15-12:45.

To je celé to „plovoucí" - pauza není napevno, ale vyhledává nejlepší místo aktuálně.

Pauza a režimy plánování

Pauza funguje ve všech 3 režimech (Standardní, Redukovat mezery, Eliminovat mezery). Systém s ní zachází jako s běžnou rezervací - takže:

V režimu Eliminace mezer se pauza chová jako kotevní bod - další sloty navazují na konec pauzy.
V režimu Redukce mezer se mezery kolem pauzy započítávají do mezerové logiky.
V Standardním režimu pauza prostě blokuje sloty v tom čase.

Když potřebujete pauzu přebít (admin)

Občas je potřeba pauzu obejít - třeba vás klient prosí o naléhavou rezervaci přesně v čase oběda. V admin kalendáři můžete:

Kliknout na pauzu - systém nabídne založit rezervaci přes ni (force-overlap).
Vytvořit „Vlastní akci" - tu pauza nebere v potaz.
Vypnout feature pro daný den přes speciální den s upravenou pracovní dobou.

Tipy

Začněte vypnuté a feature zapněte když zjistíte, že vám fixní pauza chybí.
Okno volte velkorysejší - např. 11:00-13:30 dává systému 2,5 hodiny prostoru, aby pauzu šikovně umístil.
30 minut je obvykle ideální - dost na oběd i krátkou regeneraci.
Pro různé zaměstnance různě - každý má své preference (někdo nechce pauzu vůbec, někdo potřebuje hodinu).

Když něco nefunguje

Pauza se neobjevila - zkontrolujte: máte feature zapnutou? Je nějaká rezervace v okně? Pokud ne, pauza se neuplatní (záměrně).
Pauza je na divném místě - pauza se umisťuje podle prvního pravidla, které se vejde. Pokud chcete jinde, upravte okno nebo přidejte rezervaci/blok dřív.
Nemůžu uložit nastavení - okno musí být aspoň tak široké jako délka pauzy (např. okno 11:00-11:15 nemůže obsahovat 30min pauzu).