Přidání zaměstnance do týmu - Příručka NaTermin.cz

Nového člena týmu přidáte v sekci Tým tlačítkem Přidat člena. V jednom formuláři vyplníte fotku (nebo ikonu), jméno, pozici, kontakt a barvu v kalendáři. Po uložení se zaměstnanec objeví v seznamu a můžete mu přiřadit služby a pracovní dobu.

Kdy to potřebujete

Přijali jste novou kolegyni a musí mít vlastní účet, rozvrh a služby.
Externí spolupracovnice která k vám chodí 1-2 dny v týdnu.
Sezónní posila - po skončení ji můžete deaktivovat (ne smazat).
Majitelka se přidá jako člen týmu pokud sama dělá služby.

Krok za krokem

V hlavním menu klikněte Tým.
Vpravo nahoře klikněte Přidat člena.
Otevře se dialog Nový člen týmu s formulářem.
Vyplníte údaje (viz níže).
Klikněte Přidat.
Zaměstnanec se objeví v seznamu. Nastavte mu ještě služby a pracovní dobu(přes tlačítka v seznamu).

Co vyplnit

Fotka / Ikona

V dialogu máte přepínač Ikona / Obrázek:

Obrázek - nahrajte fotku zaměstnance (JPG/PNG/WebP, max 5 MB). Zobrazí se klientům na online rezervaci.
Ikona - vyberte grafickou ikonu z knihovny (pokud nemáte hezkou fotku).

Tip: fotka s dobrým světlem a úsměvem výrazně pomáhá klientům rozhodnout se právě pro vás.

Jméno a příjmení (povinné)

Zobrazuje se všude - v kalendáři, v rezervacích, klientům. Používejte takovou podobu, jak chcete aby vás lidé vnímali.

Pozice (povinné)

Například „Kadeřnice", „Kosmetička", „Masérka". Zobrazuje se klientům pod jménem.

Email a telefon (povinné)

Email i telefon jsou povinné - bez nich formulář nepůjde uložit.

Email - na tuto adresu přijde zaměstnanci pozvánka s heslem, kterým se přihlásí do aplikace.
Telefon - hodí se pro interní komunikaci a pro klienty (pokud ho zveřejníte).

Přepínače Email / Telefon „Veřejný"

U emailu i telefonu je přepínač Veřejný, který určuje, zda kontakt zobrazit klientům na online rezervaci. Pokud je zaškrtnutý, klient uvidí email nebo telefon zaměstnance a může s ním komunikovat napřímo. Pokud vypnutý, zůstane kontakt jen interní.

Barva v kalendáři

Každý zaměstnanec má svou barvu, která se používá v kalendáři pro jeho rezervace. Vyberte barvy co se dobře rozlišují (růžová, modrá, zelená, fialová). Barva se pak projevuje všude - v kalendáři, statistikách, notifikacích.

Specializace a popis

Volitelná pole pro popis dovedností, certifikátů, zkušeností. Zobrazuje se klientům na online rezervační stránce.

Zobrazení klientům na online rezervaci

Po uložení se zaměstnanec okamžitě zobrazuje klientům na online rezervační stránce. Vidí:

Fotku / ikonu.
Jméno a pozici.
Specializaci a popis (pokud vyplněné).
Které služby umí (po přiřazení služeb).
Kdy má volno (podle pracovní doby).

Pokud nechcete aby se zaměstnanec zobrazoval klientům (např. recepční, který nedělá služby), zaměstnance deaktivujte. Deaktivace se nedělá ve formuláři - klikněte na zelený štítek Aktivní u zaměstnance v seznamu (přepne se na Neaktivní), nebo použijte v menu ... položku Deaktivovat. Deaktivovaný zaměstnanec zmizí z rezervační stránky i z admin kalendáře. Stejným tlačítkem ho kdykoli zase Aktivujete.

Pozvánka do aplikace

Po vytvoření zaměstnance aplikace automaticky pošle na jeho email pozvánku s dočasným heslem. Zaměstnanec se s tímto heslem přihlásí na vaší salonní adrese (URL).

Výjimka: admin jako člen týmu. Pokud přidáváte do týmu emailovou adresu, která už patří adminovi tenantu (například vy sám), aplikace nevytvoří nový účet - jen označí admina jako člena týmu. Žádná nová pozvánka se neposílá (admin už heslo má).

Co zaměstnanec vidí po přihlášení

Svůj kalendář s vlastními rezervacemi (a případně kolegů podle nastavení oprávnění).
Seznam klientů.
Svůj rozvrh a možnost přidat dovolenou.

Oprávnění - u zaměstnance v seznamu otevřete menu ... a zvolte Oprávnění. Otevře se dialog, kde detailně nastavíte co smí (kalendář / klienti / pokladna / atd.). Rozlišují se tři úrovně: Full / Standard / Limited a každou lze dál zpřesnit jednotlivými přepínači. Položka Oprávnění se zobrazuje jen u zaměstnanců, ne u admina.

Další možnosti v menu „..."

U každého zaměstnance v seznamu je menu ... s těmito položkami:

Upravit údaje - otevře stejný formulář, předvyplněný.
Oprávnění - nastavení práv (jen u zaměstnanců, ne u admina).
Google Kalendář - propojení kalendáře zaměstnance s Google Kalendářem.
Email upozornění - nastavení, jaké emailové notifikace daný člen týmu dostává.
Deaktivovat / Aktivovat - skryje nebo zase zobrazí zaměstnance klientům i v kalendáři.
Smazat - trvale odstraní zaměstnance (viz níže).

Editace, deaktivace, smazání

Upravit údaje - otevře stejný formulář, předvyplněný.
Deaktivovat - dočasné skrytí. Zaměstnanec zmizí z rezervační stránky i z kalendáře, ale jeho účet, služby a rozvrh zůstanou zachované. Kdykoli ho zase aktivujete.
Smazat - trvale odstraní zaměstnance i jeho služby a rozvrh. Toto nelze vrátit zpět. Pro dočasné skrytí proto raději použijte deaktivaci. U admina (pokud je v týmu) tlačítko Smazat účet nesmaže - jen ho odebere z týmu, jeho účet zůstává aktivní.

Pozor: zaměstnance nelze smazat ani odebrat, dokud má aktivní rezervace. Aplikace v takovém případě upozorní hláškou „Nelze odebrat zaměstnance s aktivními rezervacemi. Nejdřív rezervace přesuňte nebo zrušte." Nejprve tedy budoucí rezervace přesuňte na jiného kolegu nebo zrušte.

Cena za další členy týmu

Při přidávání nového člena potvrzujete souhlas s fakturací: každý další člen týmu nad rámec základního plánu je zpoplatněn 99 Kč za měsíc. Fakturace začne až po 7 dnech od aktivace. Není žádný pevný horní limit počtu zaměstnanců - přidávat můžete dál, mění se jen výše faktury (viz Předplatné).

Tipy

Hned po přidání nastavte služby a pracovní dobu - bez nich zaměstnanec nemůže přijímat rezervace.
Profesionální fotka se vyplatí - klienti se podle fotky často rozhodují.
Různé barvy - dvěma zaměstnancům nepřiřazujte stejnou barvu, v kalendáři je pak nerozlišíte.
Jeden admin v týmu stačí - ostatní dejte jako zaměstnance. Omezíte tím riziko chybných nastavení.

Když něco nefunguje

Pozvánka nedošla na email - zkontrolujte spam. Pozvánka s heslem se posílá jen při vytvoření zaměstnance; tlačítko pro opětovné poslání v aplikaci není. Pokud email nedorazil, řešte to přes reset hesla (zaměstnanec si na přihlašovací stránce nechá heslo obnovit).
Tlačítko Přidat člena nefunguje - musíte mít roli Administrátor. Zaměstnanec nemůže přidávat kolegy.
Chyba „Zaměstnanec s tímto emailem již v salonu existuje" - v salonu už je uživatel s tím emailem. Pokud je to admin, místo nového účtu se jen přidá do týmu. To aplikace obvykle udělá sama.
Nelze smazat zaměstnance - má ještě aktivní (nadcházející) rezervace. Nejdřív je přesuňte na kolegu nebo zrušte, pak půjde smazat.