Pracovní doba zaměstnance

Pracovní doba říká aplikaci, kdy je zaměstnanec k dispozici. Kalendář pak v těch časech nabízí volné termíny klientům. Nastavíte týdenní rozvrh a přidáváte speciální dny (dovolenou, státní svátky, kratší směny).

Kde to najdete

1. V sekci Tým klikněte na zaměstnance.
2. V detailu klikněte tlačítko Pracovní doba.
3. Otevře se dialog se čtyřmi záložkami:
   • Rozvrh - standardní týdenní pracovní doba po dnech.
   • Kalendář - speciální dny (dovolená, svátek, výjimka).
   • Šablony - předpřipravené rozvrhy s platností od data.
   • Nastavení - pravidla rezervací, interval termínů a režim plánování.

Proč to nastavit

Bez pracovní doby aplikace neví, kdy zaměstnanec pracuje:

• Klienti na online rezervaci nevidí žádné volné termíny.
• V admin kalendáři nejsou sloty.
• Click-to-book vás pustí kamkoliv (i mimo pracovní dobu).

Nastavení pracovní doby je první krok po přidání nového zaměstnance.

Záložka 1: Rozvrh (týdenní)

Pro každý den (pondělí až neděle) zadáte:

• Pracuje od - do - například pondělí 9:00-18:00.
• Volno - nepracuje celý den (nemá žádné pracovní období).
• Více období - například dopoledne 8-12 a odpoledne 14-19 s pauzou uprostřed.

U každého dne přidáte čas tlačítkem Přidat pracovní období. Když den nemá žádné období, je označen jako „Den je zavřený" - to je volno. Rozvrh se opakuje každý týden, dokud ho nezměníte.

Záložka 2: Kalendář (speciální dny)

Přidávání výjimek pro konkrétní dny:

• Dovolená - více dní nebo týdnů kdy zaměstnanec vůbec nepracuje.
• Státní svátek - volno 1. 1., 8. 5., 28. 10. atd.
• Kratší směna - pátek místo 9-18 jen 9-13.
• Výjimečná směna - v neděli obvykle volno, tuhle konkrétní neděli pracuje.
• Školení / nemoc - zablokování jednotlivého dne.

Výjimka má přednost před standardním rozvrhem. Když máte standardně pondělí 9-18, ale pro 25. 12. nastavíte den jako volno, aplikace v ten den zaměstnance nenabízí.

Jak přidat speciální den

1. V záložce Kalendář klikněte na datum.
2. Pro pracovní den klikněte na Přidat pracovní období a zadejte čas od-do (klidně i více období).
3. Pro volno nepřidávejte žádné období (případně všechna odeberte) - den zůstane jako „Den je zavřený".
4. Klikněte Uložit změny.

V přehledu kalendáře je speciální den zvýrazněn oranžově (jantarově) s oranžovou tečkou. Šedě jsou naopak označené zavřené dny. Speciální den později smažete tlačítkem Zrušit speciální den.

Záložka 3: Šablony

Šablona je předpřipravený týdenní rozvrh s vlastní platností (od - do), který v daném období dočasně přepíše standardní rozvrh. Hodí se na sezónní nebo opakující se provoz, například:

• Letní rozvrh versus zimní rozvrh.
• Vánoční otevírací doba.
• Kratší pracovní dobu po dobu mateřské.

Šablonu vytvoříte tlačítkem Nová šablona: zadáte název a datumy platnosti, nastavíte pracovní dobu pro jednotlivé dny a uložíte přes Vytvořit šablonu. Šablonu pak zapnete přepínačem - v zadaném období automaticky přepíše týdenní rozvrh.

Každá šablona má u sebe stavovou značku podle období platnosti:

• Aktivní - šablona je zapnutá a právě platí.
• Naplánovaná - zapnutá, ale platnost teprve začne.
• Ukončená - platnost už uplynula.
• Vypnuto - šablona je vypnutá přepínačem.

Šablony jsou vždy jen pro jednoho konkrétního zaměstnance. U jiného zaměstnance si vytvoříte vlastní šablonu.

Záložka 4: Nastavení

Pro každého zaměstnance individuálně:

• Min. doba rezervace - jak brzy před termínem může zákazník ještě rezervovat (od „Ihned" až po 1 týden předem).
• Min. doba zrušení - jak brzy před termínem může zákazník ještě zrušit (od „Kdykoliv" až po 1 týden předem).
• Kalendář dopředu - jak daleko dopředu zákazníci vidí volné termíny (1 měsíc až 1 rok).
• Interval termínů (5 / 10 / 15 / 30 min) - jak často se nabízejí časy klientům.
• Režim plánování - standardní / redukce mezer / eliminace mezer (viz Služby zaměstnance).

Dovolená a existující rezervace

Když zadáte dovolenou nebo zavřený den na dobu, kdy už jsou rezervace, aplikace na tyto rezervace sama neupozorní - kontroluje jen překryv pracovních období, ne kolize s rezervacemi. Existující rezervace si proto vždy zkontrolujte ručně v admin kalendáři a vyřešte je:

• Otevřete rezervaci v kalendáři a změňte termín (klient dostane notifikaci o změně).
• Nebo rezervaci zrušte (klient dostane omluvu + nabídku nového termínu).

Aplikace neumí automaticky přesunout rezervace nebo hromadně zrušit - vždy to děláte vy ručně v admin kalendáři.

Auto-fit v kalendáři

Admin kalendář se automaticky přizpůsobí pracovní době. Pokud nikdo nepracuje před 9:00 a po 18:00, kalendář ukáže jen 9-18 hodin. Když se objeví rezervace mimo standardní dobu (např. v 7:00 nebo 22:00), kalendář rozšíří zobrazení.

Pracovní doba a více zaměstnanců

Každý zaměstnanec má svůj rozvrh. Když si klient vybere službu, aplikace zobrazí všechny volné časynapříč všemi zaměstnanci kteří službu umí a zrovna pracují. Klient nemusí volit mezi zaměstnanci - vidí jen „pondělí je volno v 9:30, 10:00, 10:30..." a aplikace si přiřadí zaměstnance sama.

Tipy

• Buďte realističtí - rozvrh 8-20 při skutečném 9-18 vede k rezervacím mimo vaši dobu.
• Pauza na oběd - buď dvě období (8-12 a 13-17) nebo nechte volno jen v jednom bloku uprostřed dne.
• Dovolené plánujte dopředu - klienti se můžou objednávat i na delší období.
• Státní svátky zadávejte všem zaměstnancům - rychlejší než řešit to klientům po telefonu.

Když něco nefunguje

• Klient vidí volné časy i ve svátek - přidejte u všech zaměstnanců speciální den jako volno (bez pracovního období).
• V kalendáři chybí čas po 18:00 i když ho potřebujete - rozšiřte standardní pracovní dobu (nebo přidejte speciální den s pozdějším časem).
• Dovolená se nepromítá - zkontrolujte, že jste vybrali správný rozsah dat a den nechali bez pracovního období (zavřený).