Zálohy a platební metody

Zálohy jsou způsob, jak klienti platí část ceny předem, když si rezervují termín. Chrání vás před no-show (klient nepřijde), snižují počet zrušení na poslední chvíli a filtrují „nevážné" rezervace. V Nastavení → Platby propojíte salon s platební bránou a nastavíte pravidla, kdy se záloha vybírá.

Proč zálohy zavést

• Méně no-show - když klient zaplatil 500 Kč, určitě přijde. Salony se zálohou mají výrazně méně no-show.
• Filtr vážných klientů - lidé, kteří nechtějí platit předem, často byli ti, co nepřijdou.
• Časová ochrana - nepřijde = zaplaceno. Neztratili jste dvouhodinový slot zdarma.
• Větší cashflow - peníze máte dříve, ne až po návštěvě.

Jak online platby fungují

Online platby zpracováváme přes zabezpečenou platební bránu Stripe. Při propojení projdete krátkým ověřením (údaje o firmě a bankovní účet), peníze pak chodí na váš bankovní účet.

Platba kartou je zpoplatněná 3 % + 6 Kč z platby - poplatek už v sobě zahrnuje zpracování karty, žádné další skryté poplatky. Stejně to platí pro online platby (zálohy, poukazy) i pro platbu kartou na místě přes Tap to Pay.

Propojení plateb

1. V Nastavení → Platby klikněte Propojit se Stripe.
2. Budete přesměrováni na krátké ověření.
3. Vyplníte:
   • Právní forma (OSVČ, s.r.o.)
   • IČ / DIČ
   • Adresu sídla
   • Bankovní účet (kam vám budou chodit peníze)
   • Ověření identity (doklad, selfie)
4. Pokud Stripe potřebuje doplnit další údaje, uvidíte upozornění s tlačítkem Dokončit nastavení.
5. Po schválení se v aplikaci u Příjmu plateb a Výplat objeví stav „Povoleno" a můžete přijímat platby.

Stav propojení

V Nastavení → Platby uvidíte u propojeného účtu aktuální stav Příjmu plateb a Výplat:

• Povoleno - všechno funguje, můžete přijímat platby i dostávat výplaty.
• Čeká na aktivaci - ověřujeme údaje, případně je potřeba něco doplnit.
• Vyžadována akce - Stripe potřebuje další údaje (často foto dokladu). Klikněte na Dokončit nastavení a doplňte je.

Zapnutí záloh a pravidla

Po propojení plateb v sekci Základní nastavení záloh přepínačem Povolit zálohy celý systém záloh zapnete nebo vypnete. Když je vypnutý, nikdo neplatí předem a všechny rezervace jsou hned potvrzené - nejjednodušší, ale bez ochrany před no-show.

Po zapnutí v poli Pravidla pro zálohy vyberete, od koho se záloha vybírá. Máte tři možnosti:

Všichni klienti

Záloha se vyžaduje od všech klientů (stávajících i nových). Agresivnější, vhodné pro drahé procedury (permanent make-up, výrazné barvení).

Pouze noví klienti

Stálí klienti zálohu neplatí (důvěra), noví ano. Za nového se považuje klient, který není v evidenci podle telefonu - tedy u vás zatím nikdy nebyl s tímto telefonním číslem. Nejčastější volba: neodrazujete stálé klienty, ale nové filtrujete.

Vybraní klienti osvobozeni (VIP)

Záloha se vyžaduje od všech kromě vybraných osvobozených klientů. Po zvolení tohoto pravidla se zobrazí tlačítko Spravovat VIP klienty, kde určíte, kdo zálohu platit nemusí (sekce Klienti → VIP).

Rozsah služeb

Kromě pravidla nastavíte v sekci Rozsah služeb, za které služby se záloha vyžaduje:

• Všechny služby - záloha se vyžaduje u všech služeb bez výjimky.
• Vybrané služby - záloha se vyžaduje jen u služeb, které označíte. Vhodné pro:
  • Drahé procedury (nad určitou částku).
  • Dlouhé procedury (delší než hodinu).
  • Procedury s materiálem, který chystáte dopředu (barva, koupená kosmetika).

U volby Vybrané služby se objeví seznam služeb seskupený podle zaměstnance a kategorie. Zaškrtnete buď celého zaměstnance, celou kategorii, nebo jednotlivé služby. Nahoře vidíte počítadlo„Označeno X z Y služeb" a tlačítka Vybrat vše / Zrušit vše.

Pozor: pokud si zákazník zarezervuje více služeb najednou a alespoň jedna z nich vyžaduje zálohu, bude záloha vyžadována za celou rezervaci.

Výše zálohy

Zálohu nastavíte dvěma způsoby:

Pevná částka v Kč

Například 500 Kč. Stejná bez ohledu na cenu služby. Jednoduché, ale u drahé služby (3000 Kč barvení) je 500 Kč málo, u levné (400 Kč stříhání) je to víc než celková cena.

Procento z ceny

Například 30 %. U barvení za 3000 Kč to je 900 Kč. U stříhání za 500 Kč to je 150 Kč. Spravedlivější pro klienta.

U procentního modelu nastavte minimální a maximální zálohu:

• Minimum - pod tuto částku se nejde (platební brána vyžaduje alespoň 15 Kč).
• Maximum - zálohu neznevýhodníte nad určitou částku (např. max 1500 Kč). Lze nechat prázdné.

Co se s penězi děje

1. Klient zaplatí zálohu přes platební link (email / SMS) nebo v okně rezervace kartou.
2. Z platby se odečte poplatek 3 % + 6 Kč (zahrnuje zpracování karty) a zbytek putuje k vám.
3. Peníze se vyplácejí na váš bankovní účet (obvykle do 2 pracovních dnů).
4. Klient přijde na rezervaci, vy v pokladně jen doúčtujete rozdíl (celková cena - záloha).

Platební metody

Aplikace podporuje celou škálu:

• Karta (Visa, MasterCard, American Express).
• Apple Pay - na iOS zařízeních.
• Google Pay - na Android.
• Link - uložená karta pro rychlejší platbu.
• Tap to Pay na iPhonu - klient přiloží kartu k vašemu iPhonu místo k terminálu (potřebuje Apple schválení, viz samostatná příručka).

Všechny metody jsou součástí online plateb (platí pro ně poplatek 3 % + 6 Kč, viz výše).

Co když klient nezaplatí zálohu

Rezervace je ve stavu Čeká na platbu (žlutá). Klient má čas zaplatit podle zvolené expirace:

• Expirace se volí přímo při vytváření rezervace: 2 / 6 / 12 / 24 hodin (doporučeno 6 hodin).
• Po této době se rezervace automaticky zruší a slot se uvolní pro někoho jiného.
• U rezervací, které vytváříte za klienta, můžete volit delší expiraci - třeba 24 hodin.

Vy nemusíte nic hlídat - aplikace to dělá sama.

Zrušení rezervace a záloha

Když rušíte rezervaci, u které je zaplacená záloha, aplikace se zeptá, jak s ní naložit:

1. V kalendáři kliknete na rezervaci, dáte Zrušit rezervaci.
2. U zálohy vyberete jednu ze dvou možností:
   • Vrátit zálohu zákazníkovi - záloha se vrátí na původní platební metodu (kartu). Refundace obvykle trvá několik dnů.
   • Ponechat zálohu (storno poplatek) - záloha se nevrací. Použijte při pozdním zrušení podle vašich podmínek.
3. Volitelně doplníte důvod zrušení a potvrdíte.

Historie plateb

V Platby (hlavní menu) vidíte seznam všech plateb. Filtrovat můžete pomocí záložek:

• Všechny - kompletní seznam.
• Úspěšné - zaplacené klienty.
• Čekající - klient ještě nezaplatil.
• Neúspěšné - platba selhala (např. špatná karta) nebo byla zrušena.

Vrácené platby najdete mezi ostatními - poznáte je podle stavu „Vráceno" (nemají vlastní záložku). Přímo v aplikaci tak máte kompletní přehled o platbách.

Výjimky pro VIP klienty

VIP klienti (viz článek v sekci Klienti) jsou osvobození od záloh, pokud používáte pravidloVybraní klienti osvobozeni (VIP). Pro jednorázovou výjimku v konkrétní rezervaci stačí v okně rezervace u volby zálohy přepnout na „Bez zálohy - ihned potvrdit".

Tipy

• Začněte s pravidlem „Pouze noví klienti" - kompromis mezi ochranou a důvěrou.
• 30 % záloha je běžný průmyslový standard.
• Komunikujte s klienty, proč zálohy chcete - lidem to méně vadí, když chápou proč.
• Tap to Pay výrazně urychluje doplatek na místě - klient nemusí hledat peněženku.

Když něco nefunguje

• Propojení dlouho ukazuje „Čeká na aktivaci" - počkejte, ověření může chvíli trvat. Pokud se stav dlouho nemění, kontaktujte podporu.
• Klient nemůže zaplatit zálohu - karta odmítnuta (nedostatek prostředků, špatné CVC, blokace banky). Klient zkusí jinou kartu nebo kontaktuje banku.
• Nejde zapnout přepínač Povolit zálohy - nejdříve je nutné propojit Stripe. Zkontrolujte stav v Nastavení → Platby.