Šablony emailů a SMS

Šablony jsou předpřipravené texty, které aplikace automaticky posílá klientům - připomenutí před rezervací, poděkování po návštěvě, přání k svátku, zpráva neaktivním klientům. Každá šablona má svůjtyp (email / SMS) a proměnné jako {{first_name}}, které se automaticky nahradí konkrétními údaji klienta.

Kde šablony najdete

• Nastavení → Automatické notifikace - 4 automatické notifikace s přepínači a odkazy na jejich šablony.
• Nastavení → Automatické notifikace → Email šablony - editor pro emailové šablony (blokový editor).
• Nastavení → SMS → Šablony - SMS šablony pro ruční odesílání z Zprávy → Odeslat SMS (ne automatické).

Čtyři typy automatických notifikací

V Nastavení → Automatické notifikace jsou přesně 4 typy zpráv, které lze nastavit a vypnout:

• Připomenutí rezervace - pošle se před termínem (hodiny předem, nastavitelné).
• Následná zpráva (poděkování) - pošle se po proběhlé rezervaci.
• Připomenutí neaktivním - reaktivační zpráva pro klienty co dlouho nebyli (dny nastavitelné).
• Svátek - přání k svátku podle českého kalendáře jmen.

Volba kanálu u každé notifikace

U každé ze 4 automatických notifikací si vyberete, jak se má odeslat:

• SMS + Email - klient dostane oboje.
• Pouze SMS - jen textová zpráva na mobil.
• Pouze Email - jen email.

Podle zvoleného kanálu pak u notifikace vyberete odpovídající SMS šablonu, emailovou šablonu, nebo obě. Pokud je notifikace zapnutá, musíte mít pro vybraný kanál šablonu zvolenou, jinak se nastavení neuloží.

Transakční emaily (vždy aktivní)

Kromě těchto 4 nastavitelných notifikací aplikace posílá i transakční emaily, kterénelze vypnout a které mají pevný obsah:

• Potvrzení nové rezervace - okamžitě po vytvoření.
• Zrušení rezervace - při zrušení kýmkoli.
• Přesunutí termínu - po úpravě data/času.

Tyto emaily jsou nutné pro komunikaci s klientem a nejsou upravitelné přes UI.

Email versus SMS

Email

• Delší texty, obrázky, tlačítka, formátování.
• Zdarma - v ceně vaší služby.
• Klient to nemusí číst hned.

SMS

• Krátký text na mobil.
• Stojí kredit - viz SMS kredit.
• Prakticky vždy se přečte do několika minut.

Proměnné v šablonách

Proměnná je placeholder ve dvojitých složených závorkách, který se při odeslání nahradí reálnými daty. Vkládáte ji v editoru kliknutím na tlačítko proměnné (vloží se na pozici kurzoru).

Ruční SMS šablony nabízí:

Editor SMS šablon (Nastavení → SMS → Šablony) pracuje s návštěvami a kontaktem, proto nabízí tyto proměnné:

• {{client_name}} - celé jméno klienta
• {{first_name}} - jen křestní jméno
• {{salon_name}} - název vašeho salonu
• {{next_visit_service}} - název služby příští rezervace
• {{next_visit_time}} - čas příští rezervace
• {{next_visit_relative}} - kdy je rezervace (zítra, pozítří...)
• {{days_since_visit}} - dny od poslední návštěvy (pro reaktivaci)

Email šablony nabízí navíc:

Emailové šablony (a automatické notifikace) pracují s konkrétní rezervací, takže mají i tyto proměnné:

• {{booking_date}} - datum rezervace
• {{booking_time}} - čas rezervace
• {{service_names}} - názvy služeb
• {{booking_id}} - číslo rezervace
• {{booking_duration}} - doba trvání (min)
• {{booking_price}} - cena (Kč)
• {{employee_name}} - jméno zaměstnance
• {{salon_address}} - adresa salonu
• {{salon_phone}} - telefon
• {{salon_email}} - email

Úprava emailové šablony

1. Jděte do Nastavení → Automatické notifikace.
2. U konkrétní notifikace klikněte na odkaz její šablony.
3. Otevře se editor. Upravujete tyto části:
   • Předmět emailu - co uvidí klient ve schránce jako nadpis.
   • Úvodní text / hlavní text / závěrečný text - tři textové bloky emailu.
   • Barva hlavičky a tlačítka - ladíte k brandingu salonu.
   • Telefon - zobrazí se jako klikací tlačítko v emailu.
   • Google Maps odkaz - pro tlačítko „Navigace".
4. Tlačítkem Vložit proměnnou přidáváte placeholdery.
5. V náhledu si vyberete konkrétního klienta a uvidíte jak email bude vypadat s reálnými daty.
6. Můžete poslat testovací email přes tlačítko Odeslat test - email dorazí na adresu, kterou zadáte v dialogu (může to být i váš vlastní email).
7. Uložíte změny.

Úprava SMS šablony (ruční)

Pro SMS šablony co používáte ručně v Zprávy → Odeslat SMS (ne automatické):

1. Jděte do Nastavení → SMS → Šablony.
2. Klikněte Nová šablona nebo Upravit u existující.
3. Zadejte název (jen pro vás) a text zprávy.
4. Proměnné vložíte kliknutím na tlačítka v editoru.
5. Sledujte počítadlo znaků - text se počítá po 160 znacích na jednu SMS část (počítadlo ukazuje počet částí), maximálně 750 znaků celkem.
6. Uložte.

Obnovení šablon do výchozí podoby

Pokud se v úpravách ztratíte, můžete šablony vrátit do původního stavu:

• Jednotlivě - u konkrétní šablony tlačítkem Obnovit výchozí (vaše úpravy té šablony se ztratí).
• Hromadně - jedním krokem lze obnovit všechny SMS šablony nebo všechny emailové šablony naráz na výchozí podobu.

Nastavení časování automatických notifikací

U každé ze 4 automatických notifikací v Nastavení → Automatické notifikace nastavíte kdy se posílá:

• Připomenutí rezervace - hodiny před termínem (typicky 24, ale lze víc/méně).
• Následná zpráva - hodiny po termínu.
• Připomenutí neaktivním - dny od poslední návštěvy (např. 60 nebo 90).
• Svátek - automaticky dopoledne v den jmenin (mezi 8:00-20:00 CET).

Zapnutí / vypnutí šablony

U každé automatické notifikace je hlavní přepínač:

• Zapnutá - aplikace ji posílá.
• Vypnutá - nic se neposílá, ale nastavení zůstává zachované pro pozdější použití.

Tipy pro dobré šablony

Osobní tón

„Ahoj {{first_name}}" místo „Vážený kliente". Klient se cítí více vítaný.

Krátké a jasné

SMS: 3-4 věty. Email: 5-7 vět v úvodu + výzva. Lidé dlouhé texty nečtou.

Jasná výzva k akci

• Připomenutí (SMS) - „Těšíme se na Vás {{next_visit_relative}} v {{next_visit_time}}."
• Připomenutí (email) - „Uvidíme se v {{booking_time}}."
• Poděkování - „Rezervujte si další termín: [odkaz]."
• Reaktivace - „Chybíte nám! Už je to {{days_since_visit}} dní. Využijte 20% slevu na další návštěvu."

Bez diakritiky v SMS

„Prijdete v patek" místo „Přijďte v pátek" = víc místa = levnější SMS.

Podpis

Ukončete „Tým {{salon_name}}" - osobnější než anonymní odesílatel.

Testování před spuštěním

1. Upravte šablonu.
2. V náhledu vyberte reálného klienta - uvidíte jak šablona bude vypadat po nahrazení proměnných.
3. U emailu klikněte Odeslat test - email dorazí na adresu, kterou zadáte v dialogu.
4. Zkontrolujte na telefonu / v Gmailu jak to vypadá ve skutečnosti.
5. Pokud sedí, uložte a notifikaci zapněte.

Když něco nefunguje

• Klienti nic nedostávají - zkontrolujte že notifikace je zapnutá a vybraný kanál (SMS + Email / Pouze SMS / Pouze Email). U SMS ověřte SMS kredit.
• Proměnná se nenahradila, poslalo se {{first_name}} - překlep v názvu. Musí být dvě složené závorky na každé straně, bez mezer, přesně podle seznamu proměnných výše.
• Email skončil ve spamu - zkuste zkrátit text, méně obrázků, méně odkazů.
• SMS je delší (více částí) - každých 160 znaků je jedna SMS část. Zkraťte text nebo odstraňte diakritiku, ať se vejdete do jedné části.
• Přání k svátku nepřišlo - jméno klienta není v českém kalendáři nebo klient nemá vyplněný telefon / email.