Přesun rezervace k jinému členovi - Příručka NaTermin.cz

Rezervaci můžete předat jinému členovi týmu. V kalendáři ji přetáhnete do jeho sloupce, nebo ho vyberete v úpravě rezervace. Přesun vždy potvrdíte v okně, které ukáže, jestli má nový člen v tu dobu volno. Když se u něj liší cena nebo délka služby, vyberete, kterou chcete. Klientovi můžete poslat zprávu, že ho obslouží někdo jiný.

Kdy se vám to bude hodit

Člen týmu onemocní nebo má volno - jeho rezervace předáte těm, kdo ten den pracují.
Klient chce k někomu jinému - termín zůstane, změní se jen to, kdo ho obslouží.
Jeden má plno, druhý volno - práci rozložíte rovnoměrněji.
Omyl při objednání - rezervace se zapsala k jinému členovi, než měla.

Přetažením v kalendáři

V pohledu Den nebo Týden chytněte rezervaci myší a táhněte ji do sloupce jiného člena. Na telefonu, tabletu a v aplikaci ji nejdřív podržte prstem zhruba půl vteřiny, pak táhněte.
Ve sloupci, nad kterým právě jste, uvidíte čárkovaný rámeček, kam rezervace dopadne. Na přesouvané rezervaci je šipka a jméno nového člena, třeba → Irena Svobodová.
Pusťte. Otevře se okno Přesunout rezervaci k jinému členovi? a v něm přesun potvrdíte.

Rezervaci můžete zároveň posunout na jiný čas a v pohledu Týden i na jiný den. Okno pak ukáže původní i nový termín. Čas se přichytí k intervalu termínů nového člena. Když rezervaci pustíte ve sloupci téhož člena, jde o běžný přesun termínu jako dosud.

V úpravě rezervace

Otevřete rezervaci v kalendáři nebo v přehledu Rezervace a klepněte na Upravit.
V poli Zaměstnanec vyberte nového člena. V seznamu jsou členové provozovny rezervace a u každého vidíte, jak je na tom v čase rezervace: volno, obsazeno nebo mimo směnu. Současný člen má poznámku (stávající).
Pod výběrem uvidíte stav vybraného člena, a když se u něj liší cena nebo délka, i jeho hodnoty, třeba Volno. Cena u nového člena 450 Kč. Délka u nového člena 75 min.
Datum a čas můžete změnit zároveň. Volné časy a štítek Volný termín nebo Konflikt se počítají pro vybraného člena.
Klepněte na Uložit změny. Otevře se stejné okno jako po přetažení v kalendáři.

Kdo službu rezervace nedělá, je v seznamu šedý s poznámkou nedělá tuto službu a vybrat ho nejde.

Předání se v jednom uložení nemíchá s jinými úpravami:

Po výběru jiného člena zašednou služby, ceny a stav. Pod nimi je věta „Služby, cenu a stav upravíte po předání rezervace.“ Když máte víc provozoven, zašedne i provozovna: „Provozovnu změníte po předání rezervace.“
Když jste služby, cenu nebo stav už upravili, zašedne naopak výběr člena: „Nejdřív uložte úpravy, pak změňte člena.“
Poznámku a údaje klienta upravíte i spolu s předáním.

Co uvidíte v okně potvrzení

Klienta a služby a pod nimi původního a nového člena, třeba Anna Borůvková → Irena Svobodová.
Termín. Když jste rezervaci posunuli i na jiný čas nebo den, původní a nový termín vedle sebe a u jiného dne štítek Přesun na jiný den.
Když nový člen v tu dobu nemá volno, okno vypíše „Konflikt s tímto časem:“ a pod tím co přesně: jinou rezervaci, vlastní akci, čas obsazený v Google Kalendáři, čas mimo pracovní dobu nebo pauzu na oběd. Přesunout pak jde jen po zaškrtnutí Přesto přesunout (vědomě). Víc v článku o překrývání rezervací.
Cenu a délku, jen když se u nového člena liší (viz níže).
Políčko Poslat klientovi zprávu, že ho obslouží Irena Svobodová, předem zaškrtnuté.
Tlačítka Zrušit a Přesunout.

Když rezervaci novému členovi předat nejde, okno má nadpis Přesunout nelze, napíše proč a nabídne jen Zavřít.

Cena a délka u nového člena

Každý člen může mít u služby vlastní cenu a délku (viz Vlastní cena a délka u konkrétního člena). Když se u nového člena liší, okno nabídne dvě volby. Předem je vybrané Ponechat.

Cena: Ponechat 400 Kč, nebo Podle nového člena 450 Kč. Když má rezervace domluvenou cenu, okno upozorní, že ji volba podle nového člena nahradí.
Délka: Ponechat 60 min (09:30-10:30), nebo Podle nového člena 75 min (09:30-10:45). Ručně prodlouženou nebo zkrácenou rezervaci vrátí volba podle nového člena na jeho délku. Po změně délky okno znovu ověří, jestli je čas volný.

Cenu podle nového člena okno nenabídne a napíše proč, když:

rezervace má zaplacenou zálohu nebo je zaplacená - cenu upravíte v pokladně,
rezervace čeká na zálohu - cenu upravíte v úpravě rezervace,
na rezervaci je uplatněný dárkový poukaz nebo slevový kód - cenu upravíte v pokladně,
rezervace je ve stavu Nedostavil(a) se - cenu jde měnit jen u potvrzené nebo čekající rezervace.

Penězi přesun nehýbe: zaplacená záloha zůstává u rezervace. Délku podle nového člena okno nenabídne, když by s ní rezervace skončila po půlnoci.

Zpráva klientovi

Se zaškrtnutou zprávou dostane klient e-mail, a když e-mail nemá, SMS (pokud SMS posíláte). Když se termín nemění, má e-mail předmět „Změna v rezervaci: obslouží vás Irena Svobodová“.
Když jste rezervaci zároveň posunuli na jiný čas, přijde jedna zpráva se vším: nový termín i to, kdo klienta obslouží.
Když jste s klientem už mluvili, zaškrtnutí zrušte. Klientovi pak o předání nic nepřijde.
Když termín už začal, okno zprávu nenabízí a klientovi se nic neposílá.
Po uložení uvidíte potvrzení Rezervace přesunuta: Irena Svobodová, a když zpráva odešla, i větu Klientovi jsme poslali zprávu.

Co se stane po přesunu

Rezervace je v kalendáři ve sloupci nového člena.
Lhůta pro zrušení zůstává. Každý člen může mít jinou Min. dobu zrušení. Klientovi zůstane lhůta, kterou měl u původního člena, i když má nový člen nastavenou jinou. Platí to i po dalším přesunu.
Připomínky před termínem se naplánují znovu. Kde v nich je jméno obsluhy, bude tam nový člen. Platí to, i když zprávu o předání neposíláte.
Ve zvonečku přibude záznam Rezervace předána s klientem, termínem a tím, kdo rezervaci má nově a kdo dřív. Kliknutím na něj rezervaci otevřete v kalendáři. Když jste zároveň změnili čas, přibude i obvyklý záznam o přesunu.
Google Kalendář - u členů s propojeným kalendářem rezervace zmizí z kalendáře původního člena a objeví se v kalendáři nového.

Kdy rezervaci jinému členovi předat nejde

Nový člen službu nedělá - okno napíše třeba „Irena Svobodová nedělá službu Barvení obočí.“ Službu mu můžete přidat v Týmu.
Nový člen na provozovně rezervace nepracuje nebo teď rezervace nepřijímá. To okno napíše po přetažení v kalendáři, stejně jako u služby. V úpravě rezervace takový člen v seznamu není.
Jiná provozovna. Rezervaci předáte jen v rámci její provozovny. Do sloupce člena z druhé provozovny (se špendlíkem v hlavičce) ji nepřetáhnete, kalendář napíše „Mezi provozovnami rezervaci přesunout nejde.“ V úpravě rezervace nejde naráz změnit provozovnu a člena: „Člena lze změnit jen v rámci provozovny rezervace.“
Dokončená a zrušená rezervace.
Vlastní akce se k jinému členovi nepřetahují.

Rezervaci jinému členovi předá majitel a člen týmu s oprávněními Kalendář ostatních a Správa rezervací. Kdo je nemá, vidí v úpravě rezervace u zaměstnance dál „Nelze změnit“. Stejně to zůstane, když na provozovně rezervace nepracuje nikdo další.

Tipy

Než rezervaci přetáhnete, podívejte se do úpravy rezervace: u každého člena tam vidíte, jestli má v tu dobu volno.
Rezervace se předávají po jedné. Když onemocní člen týmu, přetáhněte jeho rezervace postupně.
Když chcete u rezervace zároveň změnit služby nebo cenu, nejdřív ji předejte a pak ji znovu otevřete v úpravě.

Když něco nefunguje

Tlačítko Přesunout je šedé - nový člen v tu dobu nemá volno. Zaškrtněte Přesto přesunout (vědomě), nebo zvolte jiný čas. Šedé je i chvilku po otevření okna, než se přesun ověří (Ověřuji přesun…).
„Situace se mezitím změnila. Zkontrolujte prosím přesun znovu.“ - mezi otevřením okna a potvrzením někdo čas obsadil nebo se změnila směna. Okno ukáže nový stav, zkontrolujte ho a potvrďte znovu.
„Přesun se nepodařilo ověřit. Zkuste to prosím znovu.“ - třeba na chvíli vypadl internet. Klepněte v okně na Zkusit znovu.
U zaměstnance je pořád „Nelze změnit“ - nemáte oprávnění, nebo na provozovně rezervace nikdo další nepracuje. Když se seznam členů nenačte, klepněte pod ním na Zkusit znovu.
Místo okna pro nového člena se otevřelo „Přesunout rezervaci?“ - rezervaci jste pustili ve sloupci téhož člena. Zrušte přesun a pusťte ji nad sloupcem nového člena.

Kam dál

Detail rezervace a akce nad ní - úprava, přesun a zrušení.
Překrývání rezervací - kdy vědomě povolit dva klienty naráz.
Vlastní cena a délka u konkrétního člena.
Které služby zaměstnanec umí.